Budget Model Redesign: Moving Beyond Excel and Introducing Technology

Modelo de orçamento moderno Redesenhamento

Com mudanças em todo o setor para fluxos de receita competitivos e mais voláteis, os modelos de orçamento incrementais e baseados em despesas tradicionais não são abrangentes o suficiente ou responsivos o suficiente para proteger as instituições contra curtas-de-quedas. As universidades exigem novos processos e alocações alinhadas estrategicamente, bem como as ferramentas e as habilidades das pessoas para girar rapidamente com base nos últimos resultados financeiros. Os melhores processos de orçamento são fundamentados em culturas organizacionais e são estratégicos, não transacionais. Eles apoiam conversas bidirecionais durante todo o ano, sobre prioridades, oportunidades, capacidade e resultados antecipados e são baseados em análises rigorosas e informadas por dados. Dentro da Pesquisa de 2017 da ED de 2017, os oficiais de negócios universitários

No ready-made budget model will work for all institutions. Inside Higher Ed’s 2017 survey of college business officers ¹ descobriram que 47 % das instituições mudaram significativamente sua abordagem à alocação de recursos nos últimos quatro anos. A experiência de Huron com mais de 50 instituições sugere que um novo modelo deve procurar:

• Promover uma compreensão das margens líquidas através da transparência e intencionalidade das receitas e custos diretos e indiretos. Vista multiperna da sustentabilidade financeira institucional, incorporando pontos fortes, fraquezas, oportunidades e análises de ameaças voltadas para o exterior do cenário competitivo em todos os fluxos de receita; ativos institucionais; investimentos de capital, renovações e substituição; e projeções principais de despesas vinculadas a um plano estratégico baseado em métricas.
• Focus on revenue growth, cost rationalization and strategic direction of revenues to the highest institutional priorities, with accountability for financial sustainability at all levels.
• Support a multiyear view of institutional financial sustainability, incorporating outward-facing strengths, weaknesses, opportunities and threat analyses of the competitive landscape across all revenue streams; institutional assets; capital investments, renewals and replacement; and major expense projections tied to a metrics-based strategic plan.

O ritmo de redesenhos do modelo de orçamento também está aumentando. A abordagem de Huron para reprojetar o orçamento aborda iniciativas de gerenciamento de recursos, alocação e planejamento. Desde a publicação dessa abordagem em 2012, incorporamos uma resposta às mudanças nas condições econômicas e às necessidades de nossas instituições. Hoje, acreditamos que considerar, projetar, selecionar e sustentar um novo modelo de orçamento requer uma compreensão profunda dos atributos específicos de cada modelo, as condições sob as quais os modelos foram aplicados e os atributos únicos de culturas, estratégias e objetivos institucionais. A abordagem mais importante, sequenciada, acionada por dados e focada em consenso deve incorporar princípios e metodologias do modelo, validação de dados da unidade local e divulgação de partes interessadas direcionadas (reuniões 1: 1, grupos de governança e fóruns do campus) para dissipar os mitos, responder a perguntas e preencher e preencher e preencher a abordagem e a abordagem e a abordagem e a abordagem e a aprovação de todos os níveis da organização. Desafios atuais e resultados desejados (visão) para implementar um modelo sustentável. Nosso ...

The following is a five-phase approach to get from understanding and portraying current challenges and desired outcomes (visioning) to implementing a sustainable model.

Our studies of failed implementations point to a lack of institutional buy-in, a focus on the cost accounting aspects of a model at the expense of driving incentives for collaboration and/or poor change management. Making progress on these components requires building stakeholder ownership through the redesign process and recognizing that change management efforts should extend beyond implementation.

Model development and institutionwide acceptance are only half of the implementation equation. Developing infrastructure and undertaking a parallel process are at least as important in bringing the model to life. A series of interlocking, often multiyear initiatives to change an institution’s culture is needed to promote sustainability. This cultural shift includes a change in decision-making roles, skills and attitudes; initiatives such as developing budget and planning governance, policies, processes and artifacts (templates, reports); and enriched institutional data that supports sufficient quality, access and granularity. Most successful institutions invest in specialized enterprise technology to broaden stakeholders’ access to timely and reliable data.

Because of the flexible and familiar functionality of Microsoft Excel, most institutions use Excel in developing their new budget model and budget templates. Once financial modeling is completed and a model methodology has been confirmed, institutions move into the budget development process, where Excel’s challenges regarding version control, system integration and data integrity create the need for more manual entry and reconciliation effort. The latest budget and planning tools:

• Integrar perfeitamente os dados do sistema financeiro, RH, estudante e espaço
• Forneça o orçamento operacional e de capital do tipo Excel e os formulários de entrada de dados e os relatórios do SABLE 8.| Períodos
• Automate business rules and calculations
• Allow alternate scenario modeling
• Are scalable for use across multiple years and fiscal periods

Numerosas instituições combinam seu modelo de orçamento redesenhado com uma tecnologia de possibilidade, enquanto outros esperam até que seu primeiro ano paralelo seja concluído para permitir a chance de testar e adaptar suas alocações e novos processos de orçamento. Fases de desenvolvimento de infraestrutura, que o gráfico a seguir descreve. Sem ele, a construção de consenso institucional se torna um desafio ainda maior, colocando a implementação em risco. Para muitos de nossos clientes, o desenvolvimento do modelo expõe limitações nas estruturas e qualidade de dados e requer esforços manuais para limpar, consolidar e apresentar dados, o que dificulta a análise e o relatório. Embora você possa superar essas restrições desenvolvendo um modelo Excel único para a tomada de decisão, a transferência do modelo para operações em andamento requer um conjunto de processos e tecnologia de ativação, incluindo o seguinte:

We recommend that if you are implementing a sustainable technology as part of a budget model redesign effort, you do so during the modeling or infrastructure development phases, which the following graphic describes.

Pairing Technology With Budget Redesign

A huge driver for budget redesign success includes having a set of reliable data that stakeholders trust. Without it, building institutional consensus becomes an even greater challenge, placing implementation at risk. For many of our clients, model development exposes limitations in data structures and quality, and requires manual efforts to cleanse, consolidate and present data, which hamper streamlined analysis and reporting. While you can overcome these constraints by developing a one-time Excel model for decision making, transferring the model into ongoing operations requires a set of enabling processes and technology including the following:

Modelos estratégicos de planejamento financeiro de longo prazo

Depois que o modelo for projetado, sua estrutura de vários anos para subvenção e investimento estratégico deve ser feita no contexto de sustentabilidade financeira institucional e incluir all-gestão de integração de capital. e previsões trimestrais para receitas/despesas diretas e centralmente alocadas e margens antecipadas. As plataformas de orçamento modernas podem automatizar regras complexas de alocação baseadas em métricas, análise de cenários de suporte e gerenciar ampla distribuição e validação de modelos. predictive analysis

Resource allocation and management

All-funds, incentive-based models require an integrated plan and quarterly forecasts for direct and centrally allocated revenues/expenses and anticipated margins. Modern budgeting platforms can automate complex metrics-based allocation rules, support scenario analysis, and manage broad template distribution and validation.

Cost analysis

The focus on margins-based performance spurs deeper inquiry into metrics regarding the cost of education that supports program prioritization, fixed cost utilization, student retention/persistence and other success drivers.

Information discovery and predictive analysis

Processes and tools that help institutional research analysts extract actionable patterns in the data behind performance metrics can radically improve outcomes and ensure scarce funding is directed toward the most effective initiatives.

By implementing a comprehensive set of enabling processes and technologies, universities can position themselves to make data-driven decisions that are based on high-quality data that can be Facilmente atualizado à medida que novas considerações são introduzidas no sistema. Um estudo da Gallup e Inside High Ed. (2017). Inside superior ed. Autor

^{1 2017 Inside Higher Ed Survey of College and University Business Officers. A Study by Gallup and Inside Higher Ed. (2017). Inside Higher Ed.}