How To Know When RPA Is Right For Your Organization

As organizações estão usando a Automação de Processo Robótica (RPA) em quase todos os processos de negócios corporativos. Tornou-se a base para a estratégia de automação de longo prazo de uma organização. As organizações continuam a automatizar a função financeira com soluções, incluindo RPA, aprendizado de máquina, inteligência artificial (AI) e blockchain. Outros sistemas digitais. Os bots, como os sistemas humanos "usuários", recebem acesso a aplicativos corporativos e fontes de dados dentro ou fora da organização (por exemplo, trocas de informações, portais de fornecedores e até fontes de dados não estruturadas).

The Institute for Robotic Process Automation defines RPA as the application of technology that allows employees in a company to configure computer software or a “robot” (bot) to capture and interpret existing applications for processing a transaction, manipulating data, triggering responses, and communicating with other digital systems.

More specifically, it is software that automates and assigns standardized, rules-based, repetitive, high-volume processes involving several interoperable systems—which were traditionally executed by humans—to a bot. Bots, like human systems “users,” are granted access to enterprise applications and data sources within or outside the organization (e.g. information exchanges, supplier portals and even unstructured data sources).

No contexto de uma estratégia de transformação digital maior, explica Mario Desiderio, diretor administrativo da Huron, RPA, é um bloco de construção essencial e uma ponte entre diferentes fontes de dados. "Até certo ponto, é a cola que cria uma experiência sem atrito", diz ele.

Indústrias que estão obtendo ganhos precoces da RPA são aqueles com altos volumes de transações e serviços de back-office compartilhados, como serviços financeiros, seguros e assistência médica. No entanto, como Alex Sera, diretor administrativo da Huron, observa, a RPA pode oferecer benefícios em todos os setores em todos os setores. Qualquer empresa que tenha implementado serviços compartilhados ou terceirizou suas funções de back-office, incluindo finanças, RH, folha de pagamento ou outras áreas, provavelmente pode gerar eficiência interna e reduzir os custos de terceirização de terceiros, à medida que seus parceiros de negócios automatizam. Organizações norte-americanas que terceirizam as funções de back-office, o potencial de realocação de recursos e benefícios econômicos são enormes-de fato, para muitas organizações automação inteligente usando RPA mudarão de jogo. ”

“Some estimates of costs savings are approaching 80-plus percent,” he adds, “when you do the math on the number of North American organizations that outsource back-office functions, the potential for resource reallocation and economic benefits are huge—in fact, for many organizations Intelligent Automation using RPA will be game changing.”

Dados de FEI/Robert Half 5ª Payr Annual Payr Payr Revere a oportunidade: || BPO. Dez primeiros adotantes de RPA nesse setor foram capazes de recuperar seu investimento inicial de RPA-ou quebrar mesmo dentro de 10 a 24 meses após a implantação. Tremenda oportunidade para a RPA no espaço de conformidade, explica Mario Desiderio, especificamente dentro de serviços financeiros em que um bot pode ser usado para automatizar a captura de dados, vincular-se a sistemas de verificação de terceiros e eliminar uma série de processos manuais. "Quando você está originando um empréstimo, há muitas informações que precisam ser capturadas-terceiros e dados pessoais-para fazer uma reclamação compatível ou um empréstimo compatível. Há uma economia de custos considerável, ou evitação, que só pode ser alcançada ao garantir que as organizações sejam diretas. Como Alex Seran explica, "todos os aspectos da função financeira podem ver os benefícios potenciais da RPA. Relatórios, auditoria, fraude, acordos padrão, gerenciamento de capital de giro, implantação de recursos, tempo para fechar, gerenciamento de linhas de crédito e impostos são todos candidatos à RPA". O mais importante é que a organização "pense em Business Process First e Technology como um facilitador do processo", acrescenta Seran. "Para os clientes, é a satisfação adicional do cliente com a previsibilidade, velocidade e qualidade do trabalho", enfatiza o Seran. “Uma das automações comuns de alto pagamento usa o RPA em combinação com as técnicas de aprendizado de máquina inerentes aos principais motores de ingestão inteligentes-pense no reconhecimento de caracteres ópticos de próxima geração e no processamento da linguagem”, diz que os robôs podem interagir com eficiência com que o REPRATET REDIFICATIVE EMPLATA ENCONTRATIVOS ENCONTRATIVOS REMOTIVOS ENCONTRATIVOS EM REMOTIVOS DO RECONDENTES EM REMOTIVOS DA INFORMA EM REMOTIVA EM REMOTIVA EM REMOTIVA DA INSCOLHA DA INCILAÇÃO DA IRP, RELAGIMENTOS DE REMOTIVOS EM REQUIVOS DE BRIATÓRIOS DA FAILIAIS DE 2 WAY Faturou) problemas, impulsionando assim contabilidade e relatórios mais precisos. ”

• If you outsource payroll: 47 percent of U.S. companies can cut costs by applying RPA to payroll BPO.
• If you reconcile your accounts manually, 59 percent of U.S. companies can gain process efficiency and reduce labor costs by applying RPA to reconciling their accounts.
• IDC Insights, a global provider of market intelligence research conducted an analysis of the Asian banking sector. Ten early adopters of RPA in that sector were able to recover their initial RPA investment – or break even within 10-24 months of deployment.

“Generally, any process that requires routinized access to different discrete systems—in-house or third-party applications—becomes an excellent candidate for RPA, including vendor portals,” says Alex Seran, Managing Director at Huron.

There is tremendous opportunity for RPA in the compliance space, explains Mario Desiderio, specifically within financial services where a bot can be used to automate data capture, link to third-party verification systems and eliminate a series of manual processes. “When you’re originating a loan, there’s a lot of information that needs to be captured—both third-party as well as personal data—to make a compliant claim or a compliant loan. There’s considerable cost savings, or avoidance, that can be achieved by ensuring organizations get it right up front. It can also help prevent losses on the back end.”

However, it’s not only direct costs that CFOs should consider. As Alex Seran explains, “every aspect of the finance function can see the potential benefits of RPA. Reporting, audit, fraud, standard agreements, working capital management, deployment of resources, time to close, credit facility management and tax are all RPA candidates.” What’s most important is that the organization should “think business process first and technology as an enabler of the process,” adds Seran.

RPA can become even more powerful when applied to customer- or supplier-facing activities. “For customers, it’s the added customer satisfaction from the predictability, speed and quality of the work,” emphasizes Seran.

Bots are streamlining cross-functional processes such as payables management. “One of the common high-payback automations uses RPA in combination with machine learning techniques inherent in leading intelligent intake engines - think next-generation optical character recognition and language processing”, says Seran “Bots can efficiently interact with ERP systems and supplier portals to execute 2-way or 3-way match tasks that facilitate invoice payment and achieve early-pay discount benefits. Moreover, bots can quickly identify RNI (Received Not Invoiced) issues, thus driving more accurate accounting and reporting.”

Quando se trata de relatórios trimestrais, a RPA pode não apenas reduzir o tempo para fechar a coleta de dados com mais eficiência, mas também oferece benefícios para a equipe de finanças mais ampla. "Durante o intenso ciclo de consolidação e relatório, a RPA pode reduzir ou eliminar a carga de trabalho administrativa fora do horário de hora". Notas Alex Seran. "Há uma oportunidade de alcançar um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal, maior satisfação no trabalho e engajamento positivo da força de trabalho, o que é um alto valor agregado em que as pessoas podem não pensar ao considerar um investimento da RPA". ”

With so much potential, how do CFOs get started on their RPA strategy to ensure maximum ROI? CFOs play critical leadership roles when it comes to automation strategies and impactful RPA programs. “One of the key roles for CFOs in the automation/RPA journey is to share their vision, and make sure they feel confident about where the company is headed," explains Mario Desiderio. The CFO provides a ‘tone at the top’ that engages and aligns corporate interests including business and technology leaders and other key stakeholders. “After all, for every change in technology, it’s the human factors that will decide if it’s a success or failure – and for the CFO, managing change may be the most important part of getting RPA right for the finance function and the entire company,” he adds.

The CFO is uniquely positioned for his or her role in RPA, having a cross-functional view of the organization’s efficiency, costs, control issues and culture. He or she is astutely aware of organizational strengths and weaknesses. This perspective helps a CFO call upon expert advice at the outset and throughout an automation program.

“And, they recognize the importance of teaming with IT and functional leadership, he adds. Success requires a realistic - and holistic - view of automation, within the context of top business priorities, the current IT environment and to a large degree the culture of the organization.

The CFO is a bridge builder, bringing the right people to the table and ensuring an appropriate balance between the work of external experts, internal stakeholders and the implementation team. “It’s through this collaboration that the CFO will ensure minimal risk,” Desiderio explains, “as well as maximum benefits across the board.”

Ultimately, it’s the CFO that establishes a shared vision and drives key decisions while establishing accountability for results.

Melhorar a eficiência do capital de giro reduzindo o tempo do ciclo do processo de negócios (por exemplo Emissão de faturas de clientes, processamento de faturas, processamento de recebimento e retorna documentação e outras tarefas de serviços compartilhados).

Elimine o risco do erro de entrada de dados humanos. Aceleração de identificação de questões potenciais de conformidade (por exemplo, alteração dos requisitos regulatórios e compreensão das alterações do código tributário). Arquivos de log para apoiar a avaliação da operação dentro dos limites de controle. Tarefas. e implemente sua estratégia.

Augment human review and efficient reconciliations.

Reduce compliance burden by accelerating identification of potential compliance matters (e.g., changing regulatory requirements and understanding tax code changes).

Improve the audit process by accelerating the collection and validation of information required by internal and external audit teams.

Execute efficient and effective controls testing for standardized controls, e.g., automated review of system log files to support assessment of operation within control limits.

Collect and prepare data required for financial reporting more efficiency and reduce time to close (e.g., supplemental schedules and notes).

Enhance employee engagement and satisfaction by eliminating the need to perform repetitive, lower-value tasks.

1. Create a dedicated group or an RPA Center of Excellence (COE).
• Evaluate the “readiness” of your organization, including governance, culture, process ownership, skills and accountability for results.
• Dedicate a team (centralized, decentralized or hybrid) to guide, evaluate, develop and implement your strategy.
2. Provide mechanisms for thoughtful collaboration and prioritization of RPA initiatives, e.g.:
• Appoint liaisons from key business processes and conduct ideation workshops to evaluate options.
• OU, convide funcionários de toda a organização para recomendar possíveis aplicações do RPA por meio de uma abordagem de origem da multidão para incentivar a força de trabalho mais ampla a propor candidatos. Estabelecer um CoE ou para iniciar um piloto. Mais).
3. Evaluate the optimal relationship between internal stakeholders and external consultants.
• Develop internal functional and technical talent while recruiting to fill key gaps.
• Use consultants to share leading practices for establishing a COE or to jump-start a pilot.
4. Evaluate RPA as a stepping stone toward future application of Artificial Intelligence.
• Leverage RPA to accelerate delivery of digital transformation initiatives.
• Implement RPA with other technology enablers such as intelligent intake, natural language and image recognition, predictive analytics, machine learning, and more).
5. Identifique os riscos potenciais desde o início. Prioridades.
• Confirm process readiness (Avoid automating bad processes).
• Work with business and IT authorities to understand data security concerns and establish controls.
6. Prioritize and execute based on transparent criteria.
• Set targets based on RPA impact on business priorities.
• Meça o impacto quantitativo e os resultados qualitativos. Diretor, digital
7. Engage employees and exercise fundamental principles of organizational change management.
• Establish realistic expectations and ongoing management structures.
• Prioritize development of workforce skills and capabilities.