Revitalizing the Student Community at the University of Wyoming

No mercado de ensino superior, orçamentos flutuantes e dados demográficos dos alunos estão desafiando os modelos operacionais tradicionais. Os líderes do ensino superior estão reconhecendo a necessidade de transformar sua abordagem de recrutamento e inscrição para garantir a missão e a sustentabilidade fiscal. A instituição havia sido historicamente bem financiada pelo estado, e havia pouca pressão para mudar sua abordagem de recrutamento, mesmo como aluno A demografia começou a mudar. Como resultado, a UW perdeu 370 cargos de professores e funcionários, atraindo líderes em todo o campus a se unirem e desenvolver um novo caminho a seguir.

The University of Wyoming (UW) recently faced these challenges head-on. The institution had historically been well-funded by the state, and there was little pressure to change their recruitment approach even as student demographics started to shift.

During the 2016-2017 academic year, when tax revenues dropped, the institution faced a $42 million budget reduction from the state and an enrollment shortage of 600 students as compared to the previous year. UW lost 370 faculty and staff positions as a result, compelling leaders across the campus to come together and develop a new path forward.

Após os cortes no orçamento de 2016-2017, os líderes da UW desenvolveram uma visão compartilhada para se tornar a instituição de escolha para estudantes em Wyoming, enquanto cresce incrementalmente sua população fora do estado. Eles fizeram uma parceria com Huron para Identifique as oportunidades para melhorar sua estratégia de gerenciamento de matrículas. Para isso, a equipe colaborou em três avaliações, incluindo:

• Uma avaliação do estado atual dos mercados e práticas de recrutamento, projetada para estabelecer o status quo e obter uma representação de fatos da Wyoming Recursing e da Organização de Correção do Wyoming. Recursos necessários para o estado futuro. Os resultados foram usados ​​para identificar e priorizar oportunidades de transformação. Essas oportunidades foram compartilhadas com uma força -tarefa de gerenciamento estratégica de inscrição na UW recém -criada. Através das avaliações, a UW identificou desafios específicos a serem abordados, incluindo:
• An organizational assessment of the student enrollment management division to compare current resources with the potential future-state required resources.
• A student success activity inventory to catalog current retention activities and the student populations they serve.

During a 12-week period, Huron conducted over 125 interviews with key stakeholders to understand UW’s undergraduate enrollment strategies and primary factors predicting student success. The findings were used to identify and prioritize opportunities for transformation. These opportunities were then shared with a newly created UW strategic enrollment management taskforce.

UW leaders recognized that the model they used for years wasn’t optimal for the institution or the students anymore. Through the assessments, UW identified specific challenges to address, including:

• Declínio do apoio do Estado. No mercado regional, a UW pode atrair um público estudantil mais amplo e diversificado. While institutional leaders were aware of this issue, they hadn’t focused on the potential to grow net tuition revenue through targeted new student enrollment and improved retention.
• Lack of clarity around UW’s value proposition. By strengthening the institution’s position in the regional market, UW could appeal to a broader, more diverse student audience.
• Intensificando a concorrência para os alunos. Alinhado com as mudanças nas necessidades dos alunos. UW would require a strategic and targeted recruitment approach to attract the best-fit students.
• Shifting demographics and academic preparedness. Attracting and retaining students would take ensuring that support services are appropriately resourced and aligned with changing student needs.
• Necessidade de parcerias da faculdade comunitária. Esse plano se concentrou em aumentar o tamanho das coortes de graduação de entrada (tanto calouros em período integral quanto para estudantes de transferência) e melhorar as taxas de retenção e graduação de estudantes de graduação. Anne Alexander, vice -reitora associada de assuntos acadêmicos para graduação em educação, descrito A colaboração com Huron: “Foi um processo muito inclusivo. Realizamos várias reuniões grandes com pessoas de todo o campus, incluindo representação dos reitores da faculdade, admissões, registradores, atletismo e assuntos estudantis, para escolher metas em que não devemos investir mais tempo. Os resultados da avaliação em toda a instituição, a UW ganhou patrocínio do projeto com os mais altos níveis da organização. As principais partes interessadas do campus, incluindo reitores e professores, participaram de discussões sobre as conclusões da avaliação. Esse processo promoveu uma onda inicial de apoio e estabeleceu campeões apaixonados para mudar. Esses campeões distribuíram idéias e descobertas através de um plano de comunicação em todo o campus, compartilhando efetivamente seu entusiasmo e a necessidade de mudança com o restante da comunidade. As the only four-year university in Wyoming, creating stronger and mutually beneficial partnerships with community colleges would help grow and serve the transfer population.

With these challenges in mind, Huron and UW’s strategic enrollment management (SEM) taskforce worked together to develop a comprehensive five-year SEM plan. This plan focused on increasing the size of incoming undergraduate cohorts (both first-time full-time freshmen and transfer students) and improving undergraduate student retention and graduation rates. Anne Alexander, Associate Vice Provost of Academic Affairs for Undergraduate Education, described the collaboration with Huron: “It was a very inclusive process. We held multiple large meetings with people from across campus, including representation from the college deans, admissions, the registrar, athletics and student affairs, to pick targets where we should invest more time and resources. It was a long and arduous process, but it was quite rewarding because we hadn’t thought about enrollment management in this way as an institution before.”

By clearly socializing the assessment results across the institution, UW gained project sponsorship from the highest levels of the organization. Key campus stakeholders, including deans and faculty, participated in discussions on the assessment findings. This process fostered an initial groundswell of support and established passionate champions for change. These champions then distributed insights and findings through a campus-wide communication plan, effectively sharing their enthusiasm and the need for change with the rest of the community.

Líderes, professores e funcionários da UW começaram a implementar o plano em fevereiro de 2017 - e mantiveram um foco dedicado no gerenciamento de inscrições desde então. Algumas das melhorias implementadas incluem:

• Alinhando o gerenciamento de inscrição mais de perto para administradores de professores e acadêmicos, mudando a função da vida do campus para a organização do Provost. Abordagem de equipe multidisciplinar para gerenciar a capacidade acadêmica, a capacidade financeira, o bem-estar e uma sensação de pertencer para garantir o sucesso e a progressão do aluno. O gerenciamento de matrículas, do recrutamento a aulas e instruções suplementares e muito mais, não poderia acontecer com os departamentos que trabalham como ilhas todos nós. Muitas pessoas em todo o campus queriam ajudar, mas esse plano correspondeu à necessidade do desejo ”, disse Alexander. melhorar a experiência do aluno. Essa mudança de cultura criou um impacto duradouro na abordagem da UW para o recrutamento e retenção de estudantes. Notícias
• Creating a new role: associate vice provost for enrollment management.
• Reframing recruitment and retention as a coordinated partnership.
• Developing a multi-disciplinary team approach to manage academic ability, financial capability, wellness and a sense of belonging to ensure student success and progression.
• Reshaping orientation to focus on advising and building a sense of belonging.
• Updating UW advising systems and creating a Transfer Success Center to better support changing student populations.

“Huron helped us make the case to the whole campus that enrollment management, from recruitment to tutoring and supplemental instruction and more, couldn’t happen with departments working as islands. It would take all of us. Many people across campus wanted to help, but this plan matched the need to the desire,” said Alexander.

UW formed several cross-campus working groups centered around topics such as course management, student wellness and financial literacy, some of which still meet to this day to exchange ideas and identify opportunities to improve the student experience. This culture shift has created a lasting impact on UW’s approach to student recruitment and retention.

UW’s enrollment turnaround has earned the institution local and national attention, including features in several Wyoming publications and U.S. News. Os resultados ano a ano são positivos e incluem:

para criar uma cultura de gerenciamento de matrículas e consistências, faculdade e funcionários da UW, vendo as matrículas e a retenção como uma responsabilidade em todo o campus. Com um apetite pela mudança agora parte de seu DNA, a Universidade prioriza a criação e nutrir uma experiência de estudante líder do setor, desde o interesse e a admissão inicial por meio da vida no campus, graduação, desempenho pessoal e profissional e afiliação ao longo da vida. A UW está a caminho de alcançar a visão que estabeleceu como a Universidade de Escolha para estudantes do estado de Wyoming.