Conducting a Time Sensitive Situation Analysis and Communicating Action Plans Effectively

O peso de tomar decisões de som repousa fortemente com os líderes da escola e do distrito. Em circunstâncias normais, o planejamento ainda pode ser um desafio. No entanto, quando a tomada de decisão é crítica, os processos e ferramentas precisam ser perfeitos. Um plano de análise e ação da situação pode ajudar durante os horários críticos a tomar decisões de som, planejar estrategicamente e comunicar decisões em toda a organização.

District and school leaders often conduct a SWOT analysis during annual strategic updates and planning. This process assesses organizational strengths, weaknesses, opportunities and threats. A SWOT analysis is used as an analysis of an organization’s current state when reflection is important but not necessarily urgent.

A time sensitive situation analysis is a process used during critical times when key team members assess high priority or urgent situations where swift decisions need to be made. It is a problem-solving process linked to key tools used to assess and then communicate immediate actions.

A time sensitive situation analysis is conducted by the education leaders or team members close enough to the situation to determine impact on the school or district. The team members in the process must hold the positional authority to prioritize and deploy the needed resources. Resources typically impact people’s time, money, technology, impact on facility use and any needed collaboration with other community or state agencies.

An immediate action plan is designed to prioritize imminent risks and the plan is adjusted as the team meets. These meetings may include Huddles Daily e reuniões semanais com líderes ou equipes -chave. Esse processo de planejamento permitirá que a equipe se adapte às condições de mudança. Use os guias abaixo para liderar as equipes com sucesso por meio de uma análise situacional durante uma situação sensível ao tempo. quadros. Avalie e anote áreas que precisam de atenção (uma por nota pegajosa). Membros

A situational analysis can be facilitated both in-person and virtually. Use the guides below to successfully lead teams through a situational analysis during a time-sensitive situation.

Materials needed: Sticky notes, markers, flip chart paper or white wall

Step 1: Convene key leaders or team members.

Step 2: Define realistic time frames.

Step 3: Individually assess and write down areas that need attention (one per sticky note).

Step 4: Create an affinity diagram by organizing the sticky notes by themes on the flip chart or white wall (example themes below).

Etapa 5: Avalie e cor Código se as ações estiverem sob seu controle (verde) ou fora do seu controle (vermelho) como uma equipe. Áreas fora do seu controle definem problemas para colaborar com outras agências.

Step 6: Prioritize actions based on the time frames established in step two (now, next and later).

Step 7: Begin action planning immediately and communicate actions to impacted teams.

Recursos necessários: Plataforma de bate -papo por vídeo (zoom, Google Meet, Skype, Slack, Teams, FaceTime, etc.) e uma ferramenta de colaboração de documentos (Docs do Google, BIT.AI, PAPELO DROPBOX, OFFICE365, ONENOTE, ETC.) Membros

Step 1: Convene key leaders or team members on video chat platform.

Etapa 2: Defina prazos realistas. OUT

Etapa 3: No documento colaborativo on-line, envie individualmente áreas-chave que precisam de atenção.

Step 4: As a team, identify key themes and appoint a team member to organize on an affinity diagram in the collaborative document or in a follow-up email (example themes below).

Step 5: Assess and color code if the actions are in your control (green) or out of your control (red) as a team. Areas out of your control define issues to collaborate with other agencies.

Step 6: Prioritize actions based on the time frames established in step two (now, next and later).

Step 7: Begin action planning immediately and communicate actions to impacted teams.

Whether in-person or virtual, the final step in facilitating a situational analysis is action planning. Use the table below as a guide for action planning with key leaders or team members.

Recommendation: Paste the table below into a spreadsheet for best formatting (Excel, Google Sheets, Numbers, etc.).

Após a conclusão do plano de análise e ação situacional, a próxima etapa é comunicar ações em toda a equipe. Como a mensagem em torno da ação e quaisquer alterações que possam vir são enquadradas é crucial. A parte mais importante da comunicação é escolher as palavras certas que são atenciosas, específicas e honestas. Sempre Comece com "Por que" para qualquer ação que seja solicitada a outras pessoas. Durante uma questão urgente, as ordens e ações diretas precisam ser dadas. Começando com o "porquê" ajudará os funcionários a entender a relevância da ação que eles fazem. As palavras escolhidas devem influenciar se os funcionários agem sobre o que é transmitido na mensagem. Se alguns membros da equipe não estiverem a bordo com as alterações ou ações, isso afetará o progresso e a produtividade em geral. Escolha palavras -chave para alcançar os resultados desejados. Fazer isso é mais importante do que nunca durante um período sensível à situação crítica.