University of Kentucky Navigates COVID-19 Crisis Funding Management

Together, Huron and the University of Kentucky procured and managed federal stimulus funding critical to the institution’s viability amid the COVID-19 pandemic.

À medida que o surto CoVID-19 continuou, a Universidade de Kentucky (Reino Unido) experimentou quedas na matrícula de estudantes e no volume de pacientes, mudanças não planejadas para o aprendizado on-line, alterações em seu mix de pagamentos de saúde e potenciais para pesquisar o financiamento. As preocupações dos líderes cresceram com o efeito cascata que essa interrupção financeira significativa teria na universidade e no sistema de saúde. Dado o complexo cenário do financiamento e do subsídio, os líderes do Reino Unido solicitaram a orientação de Huron sobre a qual as despesas elegíveis foram melhor atendidas pelos fundos da Cares Act.

Financial, operational and people-related challenges resulting from the COVID-19 crisis forced UK leaders to seek coronavirus relief funding available through the Coronavirus Aid, Relief and Economic Security (CARES) Act. Given the complex landscape of the funding and grants, UK leaders requested Huron’s guidance on which eligible expenses were best served by CARES Act funds.

Os líderes também entenderam a necessidade de excelentes processos internos e relatórios para exceder os requisitos de conformidade da concessão e fornecer uma imagem completa do impacto do CoVID-19 em sua organização.

Huron apoiou líderes do Reino Unido nas áreas de financiamento de compras, gestão e governança de financiamento e relatórios e modelagem financeiros. A abordagem para identificar e gerenciar os fundos incluiu as seguintes atividades principais:

Crie uma estrutura de projeto e evite o trabalho em silêncio. As partes interessadas juntas para discutir e buscar oportunidades de financiamento, e as equipes priorizaram oportunidades de recuperação identificadas pela Força-Tarefa CoVID-19 como críticas para as operações. A equipe de Huron continuou a monitorar e alertar os líderes do Reino Unido sobre mudanças regulatórias e forneceu orientações sobre as melhores práticas para os procedimentos de gerenciamento de concessão. A organização compara despesas elegíveis em oportunidades de financiamento. Além disso, o mapeamento das categorias de despesas CoVID-19 para o financiamento forneceu orientações sobre as quais as despesas elegíveis se alinhariam melhor a subsídios específicos. e requisitos pós-premiados específicos para financiamento COVID-19. Como resultado desses esforços coletivos, o Reino Unido recebeu mais de US $ 75 milhões por 20 áreas ou projetos específicos, com mais de US $ 25 milhões em aplicações pendentes. Huron facilitated communication between UK healthcare and UK campus teams to ensure all funding opportunities available to the institution were reviewed and appropriate steps were in place prior to submission of funding applications.

UK and Huron program managers created clearer lines of communication by bringing all relevant stakeholders together to discuss and pursue funding opportunities, and the teams prioritized recovery opportunities identified by the COVID-19 task force as critical to operations. Huron’s team continued to monitor and alert UK leaders about regulatory changes and provided guidance on best practices for grant management procedures.

Identify funding sources and coordinate applications across the UK system. Establishing COVID-19 application and funding governance was critical to avoiding potential pitfalls with compliance or missing critical funding opportunities.

Creation of a funding matrix helped the organization compare eligible expenses across funding opportunities. Additionally, the mapping of COVID-19 expense categories to funding provided guidance on which eligible expenses would best align to specific grants.

The Huron team helped guide pre-application eligibility in conjunction with UK’s Office of Sponsored Projects Administration (OSPA) and gathered the funding application requirements.

The team assisted UK leaders in developing processes and controls around the grant application process and post-award requirements specific to COVID-19 funding. As a result of these collective efforts, UK was awarded over $75 million for 20 specific areas or projects, with more than $25 million in pending applications.

rastrear, gerenciar e monitorar informações críticas para o financiamento. relatórios simplificados e precisos. Além disso, os relatórios de despesas no estado futuro forneceram uma alocação precisa de despesas para impedir o “imersão duplo” do financiamento. Com esses dados, as equipes do Huron revisaram os modelos de orçamento existentes e forneceram recomendações para a previsão do orçamento CoVID-19. Como instituição principal de Kentucky, a universidade desempenha um papel de liderança crítica, promovendo a diversidade, a inclusão, o desenvolvimento econômico e o bem-estar humano. Mobilizando a gestão de crises em Nova York em meio ao primeiro surto de Covid-19 The Huron team created an executive dashboard to show the status of COVID-19 funding opportunities and provided UK’s internal analytics team with guidance on how to implement and maintain the dashboard.

Huron worked closely with UK healthcare and campus task force teams to establish expense and lost revenue categories for COVID-19 to ensure streamlined and accurate reporting. Additionally, future-state expense reporting provided accurate expense allocation to prevent the “double dipping” of funding. With that data, the Huron teams reviewed existing budget templates and provided recommendations for COVID-19 budget forecasting.

The University of Kentucky is a public, land grant university dedicated to improving people's lives through excellence in education, research and creative work, service, and healthcare. As Kentucky’s flagship institution, the university plays a critical leadership role by promoting diversity, inclusion, economic development and human well-being.