Using Zero-Based Budgeting as a Tool for Growth and Innovation

Ativado por novas tecnologias, uma idéia antiga ganha nova moeda por sua capacidade de reduzir custos - e promover o crescimento

Saiba mais assistindo o completo Webcast. Sucesso - para revisar os gastos do governo federal no final da década de 1970. Como pede que as empresas construam seus orçamentos a partir do início a cada ano, em vez de simplesmente mexer no projeto do ano passado, pode ser um processo demorado e difícil para alguns gerentes. Feito mal, pode até prejudicar os negócios se os orçamentadores não anteciparem como o desvio ou o deformação completamente de algumas atividades pode afetar as operações ou a experiência do cliente. As empresas em 2015. Dentro de dois anos depois dessa fusão, a empresa recém-combinada, Kraft Heinz, foi relatada como postando as maiores margens de lucro em sua indústria. Claro, muitas empresas ainda desejam usá -lo para economizar dinheiro, especialmente se forem concorrentes estabelecidos em indústrias maduras, onde é difícil encontrar crescimento. Não é incomum um novo aderente cortar mais de 10 % em relação ao seu orçamento operacional no primeiro trimestre após a implementação de um programa ZBB. Hoje, porém, muitas empresas que desejam reduzir custos também desejam usar algumas dessas economias para financiar inovação e crescimento. De fato, na empresa mencionada acima, mais de um terço do dinheiro economizado foi alocado a novas iniciativas de vendas e outras atividades voltadas para o cliente.

Enthusiasm for zero-based budgeting (ZBB) has ebbed and flowed over the four decades since President Jimmy Carter famously tried to use it—without much success—to overhaul federal government spending in the late 1970s. Because it calls for businesses to build their budgets from the ground-up each year rather than simply tinkering with last year’s blueprint, it can be a time-consuming and difficult process for some managers. Done poorly, it can even harm the business if budgeters fail to anticipate how paring or completely defunding some activities might impact operations or the customer experience.

Today ZBB is “in,” though, thanks in large part to its high-profile application by Brazilian buyout firm 3G Capital, which has won acclaim in the business press for using it to wring costs out of H.J. Heinz and Kraft Foods after merging the food and beverage companies in 2015. Within two years of that merger, the newly combined company, Kraft Heinz, was reported to be posting the highest profit margins in its industry.

Despite its historical emphasis on cost-cutting, ZBB has evolved since Carter’s day and is now viewed by its most enthusiastic champions as a strategic management tool with a broad range of objectives. Sure, many companies still want to use it to save money, especially if they’re established competitors in mature industries where growth is hard to come by. It is not unusual for a new adherent to trim more than 10 percent from its operating budget within the first quarter following implementing a ZBB program. But today, many companies looking to cut costs also want to use some of those savings to fund innovation and growth. Indeed, at the enterprise mentioned above, more than one-third of the money saved was allocated to new sales initiatives and other customer-facing activities.

At the other end of the maturity spectrum, fast-growing innovators are embracing ZBB to ensure they’re directing their capital to areas that can best enable growth. And yes, private equity firms are turning to ZBB to facilitate the process of creating integrated budgets for businesses they’ve acquired or combined through mergers and acquisitions.

But there’s even more to today’s ZBB story. In its current iterations, it also is being used to:

• Influence o financiamento e operação de funções corporativas estratificadas, como compras, cadeia de suprimentos e gerenciamento de viagens e despesas, que muitas vezes são incorretos por um orçamento tradicional ||. Custos
• Support decisions that challenge inefficient processes and organizational structures, including siloed operations
• Improve visibility and transparency into costs
• Crie uma atmosfera de responsabilidade que vincule custos aos drivers de negócios
• Permitir que executivos de toda a empresa participem de maneira mais eficaz na construção de um orçamento eficiente que promove o crescimento de seus sinais a longo prazo e o número de empresas que se baseiam no número de empresas que se baseiam no número de empresas que se baseiam em fatos, o número de empresas que se baseiam em fatos que se baseiam em fatos, que se baseiam no número de empresas que usam o número de empresas que usam o número de empresas que usam o número de empresas que usam o número de empresas que usam o número de empresas que usam o número de empresas que usam o número de empresas que usam o número de empresas que usam o número de empresas que usam o número de empresas que usam o número de empresas que se baseiam no número de empresas que se baseiam no número de empresas que se baseiam no número de empresas que se baseiam no número de empresas que usam o número de empresas. lucros e reinvestimentos em seus negócios. ” Entre as principais empresas citadas como já lançadas programas estavam as empresas de alimentos Campbell Soup Co., Kellogg Co. e Mondelez International Ltd. em outros lugares, Cheniere Energy Inc., Huntington Bancshares Inc., Baxter International Inc. e Ford Motor Co. também foram relatados em um conceito. A ampla gama de indústrias está agora usando o ZBB. Uma pesquisa dessas empresas constatou que o uso do ZBB em 2017 aumentou mais de 50 % em relação ao ano anterior e que as empresas estão economizando, em média, mais de US $ 250 milhões no primeiro ano de implementação de seus programas. Parte disso é a tecnologia que torna a implementação menos desafiadora, incluindo plataformas baseadas em nuvem que podem fazer ...

In fact, a 2017 article by Reuters found that the number of U.S. companies using zero-based budgeting is “surging as they turn their spending habits upside down to boost profits and re-invest in their businesses.” Among the major companies cited as having already rolled out programs were food companies Campbell Soup Co., Kellogg Co. and Mondelez International Ltd. Elsewhere, Cheniere Energy Inc., Huntington Bancshares Inc., Baxter International Inc., and Ford Motor Co. were reported to be embracing the concept, too.

Meanwhile, a report recently cited in the Wall Street Journal notes that about 300 large global companies in a broad range of industries are now using ZBB. A survey of those companies found that their use of ZBB in 2017 had increased more than 50 percent from the prior year, and that the companies are saving, on average, more than $250 million in the first year of implementing their programs.

para que está impulsionando essa nova apreciação e sucesso com, zbb? Parte disso é a tecnologia que torna a implementação menos desafiadora, incluindo plataformas baseadas em nuvem que podem facilitar e mais baratas implementar, dimensionar e alavancar todos os benefícios que o ZBB oferece. Enquanto isso, novas ferramentas de software facilitam a condução de insumos detalhados do orçamento de itens de linha, usando modelos que exigem detalhes de baixo para cima e restringem o acesso a orçamentos do ano anterior que podem ser usados ​​como ponto de partida. Novas ferramentas flexíveis de relatórios facilitam a análise dos drivers de custo, enquanto as ferramentas de fluxo de trabalho aceleram o processo de revisão e aprovação. Seguindo as análises de custos iniciais feitas para criar um orçamento-um processo que pode acomodar custos fixos, semi-variáveis ​​e variáveis-os aplicativos mais recentes podem criar drivers de custos em modelos de entrada de dados, dando aos gerentes uma vantagem nas rodadas subsequentes de orçamento. Enquanto isso, novas ferramentas de análise podem ser usadas para trabalhar mais rapidamente em vários cenários de negócios e econômicos para refinar ainda mais as suposições orçamentárias e otimizar os fatores de corte e crescimento de custos. “Play Fair” no processo de orçamento. De fato, muitos dos determinantes mais críticos do sucesso de um programa se transformam em pessoas e processos. As iniciativas bem -sucedidas do ZBB quase sempre incorporam esses componentes -chave:

The latest crop of budgeting tools also make it easier for companies to connect disparate businesses and functional silos on a common platform, ensure that the data and data analytics capabilities required for enterprise budgeting decisions are complete and accessible, and check for compliance and “fair play” in the budgeting process.

Technology is necessary, but not sufficient on its own, for ZBB to succeed. In fact, many of the most critical determinants of a program’s success turn on people and processes. Successful ZBB initiatives almost always incorporate these key components:

• Uma estratégia de dados mestre. Não é provável que nenhum esforço da ZBB tenha sucesso, onde as empresas não foram eliminadas seus dados para garantir sua precisão, ou sistemas e processos desenvolvidos que disponibilizem esses dados em tempo hábil para os gerentes e outros envolvidos no processo de orçamento. No mundo rico em dados de hoje, também é importante suplementar dados operacionais e financeiros internos com fontes de dados externas, incluindo texto, fotos e vídeo das mídias sociais e agregadores de dados de terceiros, que podem trazer uma nova riqueza para análises de custo e crescimento. Renove seu processo de planejamento e orçamento como parte de um impulso geral para aumentar a visibilidade de seus gastos, reduzir custos e melhorar a eficiência operacional. No ano anterior, estabeleceu uma meta de cinco anos de reduzir seus custos de mão-de-obra, materiais, serviços externos e gastos indiretos em mais de US $ 300 milhões anualmente e para reinvestir metade dessas economias em seus negócios. Entre outras coisas, o novo sistema permitiu o cálculo automático das métricas de análise de preço-volume e análise de mercado comparativa até os níveis individuais de SKU e do cliente. Os usuários do sistema, que, para fins de segurança, veem apenas pelo que são responsáveis, têm visibilidade de informações orçamentárias em tempo real e podem fazer ajustes rapidamente conforme necessário. Embora nem todas as melhorias possam ser atribuídas diretamente à ZBB, a empresa de venda e As despesas caíram mais de 10 % desde que o ZBB foi implementado e a receita da empresa das operações mais do que triplicou. The old saw “garbage in, garbage out” is as true today as it was when the phrase was coined, reportedly in a 1957 newspaper article about U.S. Army mathematician working with early computers. No ZBB effort is likely to succeed where companies haven’t scrubbed their data to ensure its accuracy, or developed systems and processes that make that data available on a timely basis to managers and others involved in the budgeting process. In today’s data-rich world, it’s also important to supplement internal operating and financial data with external data sources, including text, photos and video from social media and third-party data aggregators, that can bring a new richness to cost and growth analyses.
• Treinamento. As empresas precisam treinar aqueles que se envolverão no processo em seus princípios fundamentais, na tecnologia que usarão e em estratégias para realizar seu trabalho de maneira eficiente e eficaz. Se não for importante para os chefes, também não será importante para mais ninguém. As empresas precisam gastar tempo educando as pessoas acusadas de ZBB sobre seu valor para seus negócios individuais e para a empresa geral. For almost anyone doing it the first time, helping to create a ZBB can be challenging. Companies need to train those who will be engaged in the process on its fundamental tenets, on the technology they will be using, and on strategies for doing their work efficiently and effectively.
• Executive sponsorship. “Leadership from the top” may be a cliché, but it remains an imperative anytime an organization tries to implement a major process transformation. If it’s not important to the bosses, it’s not going to be important to anyone else, either.
• Business unit buy-in. Major process transformation efforts also can be doomed when those with front-line responsibilities for the initiative don’t buy into it. Companies need to spend time educating the people charged with ZBB about its value to their individual businesses and to the overall enterprise.
• Uma estratégia de comunicação. Esses esforços de comunicação não devem se restringir aos gerentes seniores, mas também devem chegar a funcionários de classificação-indivíduos cujas atividades diárias quase certamente serão tocadas pela iniciativa e cujo apoio será crítico para o seu sucesso. As empresas devem procurar criar programas de comunicação multifacetados que atinjam cada segmento do público pretendido em um formato e com uma frequência adaptada às necessidades distintas desse grupo. As práticas que podem estar em vigor há décadas podem desaparecer, abordagens para fazer. Mudança substantiva nessa escala raramente é fácil. Portanto, além de dizer aos funcionários por que o ZBB foi adotado e o que se destina a realizar, as empresas precisam dedicar recursos para gerenciar as alterações resultantes. Isso significa atribuir pessoas a funções de liderança, mantendo as partes interessadas informadas sobre o que está acontecendo, avaliando continuamente os resultados, abordando problemas e preocupações à medida que surgem e ajudar os funcionários individuais a entender o que o orçamento baseado em zero significa para elas. O ZBB não é apenas um exercício financeiro, é um exercício organizacional-e todos, desde vendas até cadeia de suprimentos, produção e recursos humanos, tenha um papel a desempenhar. To promote and sustain business- unit buy-in, companies need an ongoing communications strategy that reinforces why their new approach to budgeting is being undertaken and how it will benefit the organization. These communications efforts shouldn’t be restricted to senior managers, however, but should also reach out to rank-and-file employees— individuals whose daily activities will almost certainly be touched by the initiative, and whose support will be critical to its success. Companies should seek to create multi-pronged communications programs that reach each segment of their intended audience in a format and with a frequency tailored to that group’s distinct needs.
• Change-management strategy. ZBB challenges old ways of thinking and old way of doing things. Practices that may have been in place for decades can disappear, approaches to doing hauled. Substantive change on this scale is seldom easy. So, in addition to telling employees why ZBB has been adopted and what it’s intended to accomplish, companies need to devote resources to managing the resulting changes. This means assigning people to leadership roles, keeping stakeholders informed about what’s happening, continually assessing results, addressing problems and concerns as they crop up, and helping individual employees understand what zero-based budgeting means for them. ZBB isn’t just a financial exercise, it’s an organizational exercise—and everyone from sales to supply chain to production to human resources has a role to play.
• Implementação em nuvem, especialmente para organizações amplamente dispersas. Locais diferentes também podem ter dificuldade para garantir que todos estejam trabalhando nas mesmas versões de seus muitos aplicativos de software. A movimentação do processo de orçamento para um ambiente em nuvem permite que as empresas isolem aplicativos em servidores seguros em ambientes estáveis, garantem que todos estejam trabalhando com a mesma versão desses aplicativos, permitem a rápida implantação de atualizações em suas ferramentas de orçamento e facilitem a expansão para as equipes dispersas ou a colaboração e compartilhem informações em tempo real - com a flexibilidade e a flexibilidade rapidamente, com a expansão rapidamente, pois as equipes dispersas são adicionadas e compartilham a flexibilidade e a flexibilidade. Os sistemas baseados em nuvem também podem reduzir os custos de implementação. Com as principais ferramentas de orçamento e análise de dados de hoje, as empresas podem obter a economia de custos que buscam, concentrando simultaneamente seus recursos mais firmemente nas empresas, linhas de produtos e atividades que impulsionam vendas e lucros. Na melhor das hipóteses, o ZBB é o orçamento focado no crescimento. Soluções e análises corporativasThe more far-flung an enterprise is, the more likely it is that some of its locations won’t have a fully developed IT infrastructure with all the necessary reliability and security. Different locations also may struggle to ensure they’re all working on the same versions of their many software applications. Moving the budgeting process to a cloud environment allows companies to isolate apps on secure servers in stable environments, assure that everyone is working with the same version of those apps, enable the rapid deployment of updates to their budgeting tools, and make it easy for dispersed teams to collaborate and share information in real time—all with the flexibility to scale up quickly as new users or new activities are added to the project. Cloud-based systems also can lower implementation costs.

Many executives being introduced to, or reacquainted with, ZBB today will be surprised to learn that it is no longer a mere cost-cutting tool, but rather a strategic discipline also aimed at supporting growth, building value, and fully leveraging a firm’s people, processes and technology. With today’s leading budgeting and data analytics tools, companies can realize the cost savings they seek while simultaneously focusing their resources more tightly on the businesses, product lines and activities that drive sales and profits. At its best, ZBB is growth-focused budgeting.