Butler University Delivers A Modern Student Financial Aid Experience

À medida que os níveis de dívida dos estudantes aumentam e a concorrência para os alunos aumenta, as equipes de ajuda financeira das instituições, os processos e a tecnologia se tornam mais críticos para recrutar e reter os alunos. Para alcançar sua missão e visão de ser uma instituição verdadeiramente centrada em estudantes, a Universidade de Butler procurou criar uma experiência mais eficiente para estudantes e famílias que navegam em como pagar pela faculdade. Como a primeira escola da Peoplesoft a entrar em contato com o Planejamento Financeiro dos Estudantes da Oracle, o Butler está elevando suas capacidades de ajuda financeira para atender a essa necessidade econômica crítica. Os alunos podem assumir mais dívidas do que ...

A ajuda financeira de Butler e os líderes de TI reconheceram que lacunas nos processos tradicionais de ajuda financeira podem se tornar uma barreira para o sucesso do aluno. Os alunos podem assumir mais dívidas do que o necessário ou tipos de dívida que podem não ser apropriados para sua situação, geralmente devido a comunicações complexas e apoio fragmentado. A equipe decidiu migrar Para o Oracle Student Financial Planning devido aos seus poderosos recursos de automação, o que permitiria que a equipe se concentrasse menos na manutenção do sistema e dedique mais tempo a parceria com alunos e pais. Eles entenderam que essa tecnologia de nuvem transformadora poderia capacitar especialistas em ajuda financeira para ajudar os alunos a tomar decisões financeiras melhor informadas.

After 20 years of major customizations and manual updates, Butler’s legacy PeopleSoft system impeded IT and financial aid teams’ ability to deliver the intuitive, seamless service students demand. The team decided to migrate to Oracle Student Financial Planning due to its powerful automation capabilities, which would allow staff to focus less on system upkeep and devote more time to partnering with students and parents. They understood that this transformative cloud technology could empower financial aid specialists to help students make better informed financial decisions.

Migrando com sucesso para sistemas em nuvem é mais do que um exercício na atualização da tecnologia. Essas iniciativas exigem planejamento e comunicação cuidadosos entre equipes técnicas, funcionais e administrativas. implementações, define instituições para o sucesso. Isso começa com o envolvimento de todas as partes interessadas que serão impactadas pela mudança. Incentivar a propriedade dos funcionários, a comunicação oportuna e o treinamento contínuo são componentes críticos para sustentar o impulso. "Com o conhecimento e a parceria de Huron, estamos mudando a maneira como as pessoas pensam em considerar diferentes abordagens. Como vemos os resultados desse novo ponto de vista, estamos começando a examinar onde mais esse tipo de pensamento pode fornecer valor", disse Peter Williams, o diretor de informação da Butler e a Tecnologia de Butler. As conversas sobre a mudança para a nuvem podem descobrir insights críticos para informar uma melhor alocação de recursos, melhorar os fluxos de trabalho e aposentar as práticas desatualizadas. Melissa Smurden, financial aid director at Butler, explains: “One of the things that’s been so encouraging about our work is that each team is getting its footing with this new solution. With Huron’s help, we’re realizing where we may need to share more information, or where we may want to use a new tool to pass information back and forth more efficiently. Huron is willing to have that conversation and immediately starts working with us to improve our processes.”

Knitting together the needs of Butler’s financial aid function, aligning those needs around shared objectives and making decisions to drive this implementation forward required the following considerations:

• Change management. Framing large-scale transformation as a continuous effort, and not a one-off project tied to technology implementations, sets institutions up for success. This begins with engaging all stakeholders who will be impacted by the change. Encouraging employee ownership, timely communication and ongoing training are critical components to sustaining momentum. “Through Huron’s knowledge and partnership, we’re changing the way people are thinking to consider different approaches. As we see the results of this new viewpoint, we’re beginning to examine where else this type of thinking can provide value,” said Peter Williams, Butler’s chief information officer.
• Business process design. Implementing new technology creates an opportunity to make existing business processes more efficient and effective to enrich student experiences and outcomes. Conversations around moving to the cloud can uncover critical insights to inform better resource allocation, improve workflows and retire outdated practices. Melissa Smurden, financial aid director at Butler, explains: “One of the things that’s been so encouraging about our work is that each team is getting its footing with this new solution. With Huron’s help, we’re realizing where we may need to share more information, or where we may want to use a new tool to pass information back and forth more efficiently. Huron is willing to have that conversation and immediately starts working with us to improve our processes.”

Em outubro de 2019, a Universidade de Butler se tornou a primeira instituição a morar com o Oracle Student Financial Planning. Essa medida redefiniu o valor que a instituição é capaz de entregar a estudantes, famílias e funcionários. Com o Planejamento Financeiro do Estudante do Oracle, Butler pode:

• desmistificar o processo de ajuda financeira para estudantes e famílias. Os alunos realizam e rastreiam as ações certas para se tornarem elegíveis à ajuda financeira, revisar e aceitar seus prêmios e receber seus fundos por um único sistema. Eles também recebem alertas automatizados para ações necessárias, adicionando uma transparência valiosa a um processo nebuloso e estressante. Os conselheiros ganham ferramentas para ajudar os alunos a criar planos de orçamento, determinando a quantidade de ajuda financeira necessária para se formar durante um período de quatro anos, enquanto entende o impacto de uma mudança na carga principal ou do curso. Dashboards within the new system allow students to see all the financial aid they qualify for, helping counselors suggest how to allocate this aid effectively. Students perform and track the right actions to become financial aid eligible, review and accept their awards, and receive their funds all through a single system. They also receive automated alerts for required actions, adding valuable transparency to a nebulous and stressful process.
• Improve employee efficiency. By minimizing the administrative time spent in the system, financial aid staff can focus on value-add services like counseling, financial literacy coaching and repayment support with access to real-time eligibility data and multiyear funding data. Counselors gain tools to help students create budgeting plans, determining the amount of financial aid needed to graduate during a four-year timeframe while understanding the impact of a change in major or course load.
• Promover uma cultura de melhoria contínua. Os alunos do sucesso com melhor gerenciamento de seus recursos financeiros, ao mesmo tempo em que melhoram a retenção e a receita líquida das mensalidades no processo. Saiba mais sobre a transformação da ajuda financeira do aluno de Butler Automation also frees the IT department to identify additional areas to innovate and improve the student experience.

Butler’s Oracle Student Financial Planning implementation helps further position its students for success with better management of their financial resources, while improving retention and net tuition revenue in the process. Learn more about Butler’s student financial aid transformation aqui. Os alunos querem navegar em sua experiência educacional com facilidade e esperam que a tecnologia os capacite. Butler deu um passo nessa direção, estabelecendo as bases para uma experiência moderna de ajuda financeira do aluno. Digital

Creating the campus of tomorrow requires aligning strategy, technology and business processes. Students want to navigate their educational experience with ease and expect technology to empower them to do so. Butler has taken a step in this direction by laying the groundwork for a modern student financial aid experience.