Prepare for the Cloud: The Unique Challenges of Grants Management

Grandes instituições de pesquisa enfrentam muitos desafios no planejamento e implantação de sistemas baseados em nuvem, e um dos maiores surge de uma desconexão comum entre as equipes de pesquisa e tecnologia da informação (TI). Por vários motivos, as equipes de pesquisa geralmente aprenderam a operar autonomamente, mesmo escolhendo sua própria tecnologia de apoio. Na implementação de sistemas de gerenciamento financeiro e gerenciamento da nuvem, no entanto, é essencial que as equipes de pesquisa e TI colaborem e se comuniquem-ou o projeto sofra sérias conseqüências. Necessidades

Cloud-based financial management systems deliver robust and complex functionality based on modern, streamlined business processes used by diverse commercial enterprises across a variety of industries.

For higher education institutions leveraging these financial management systems, a primary benefit is reaching beyond traditional or historical ways of Fazendo coisas para usar as mais recentes práticas recomendadas comprovadas. Por outro lado, o principal desafio é que esses processos precisam ser configurados para atender a alguns dos requisitos específicos do ensino superior - incluindo pesquisa e gerenciamento de subsídios.

Muitos aspectos do gerenciamento de subsídios são definidos pelas fontes de apoio financeiro. O governo federal, por exemplo, requer documentação de como esse suporte é distribuído e usado. Para atender a essas e outras necessidades ao planejar a implantação do gerenciamento de concessões na nuvem, considere esses cinco elementos:

1. Visibilidade completa: Qualquer programa de gerenciamento de subsídios eficaz deve fornecer visibilidade em todas as doações para garantir que esteja sendo gerenciado e contabilizado adequadamente, faturado e relatado adequadamente e os dados sejam compartilhados adequadamente com outros modos de sistema. Cada universidade de pesquisa possui demandas ligeiramente diferentes a esse respeito, e seu parceiro de implementação de nuvem deve projetar subcigurações que permitam executar essas funções no estado futuro. Freqüentemente, uma universidade de pesquisa tem vários cenários e taxas de F&A - ou seja, uma variedade de custos permitidos que impulsionam as despesas e a recuperação da F&A. Ao se preparar para mudar para a nuvem, é importante identificar suas combinações mais comuns, para que você possa configurá -las com antecedência para facilitar a seleção dos usuários dentre as combinações adequadas. O parceiro de implementação deve entender o intervalo de combinações únicas para guiá-lo para acomodar essas necessidades. As combinações de F&A são difíceis de gerenciar, mas o parceiro certo terá experiência em abordar com sucesso esse elemento do gerenciamento de subsídios. É importante garantir que as pessoas certas tenham acesso às informações necessárias para ter sucesso. A estrutura de funções dos principais provedores de nuvem deve ser configurada para que os principais investigadores e administradores de subsídios possam realizar seu trabalho de forma produtiva quando o projeto for lançado.
2. Indirect costs: Another important element of grants management relates to accounting for the indirect costs of doing research, or facilities and administrative (F&A) costs. Often, a research university will have multiple F&A scenarios and rates — that is, a variety of allowable costs that drive F&A expenditures and recovery. In preparing to move to the cloud, it’s important to identify your most common combinations, so you can set these up in advance to make it easier for users to select from among the proper combinations. The implementation partner must understand the range of one-off combinations in order to guide you in accommodating these needs. F&A combinations are difficult to manage, but the right partner will have experience in successfully addressing this element of grants management.
3. Security: Creating roles for a grants management system in the cloud is also challenging. It’s important to make sure the right people have access to the information they need to succeed. The roles structure from leading cloud providers must be configured so that principal investigators and grants administrators can perform their work productively when the project goes live.
4. Faturamento: Outros desafios com o gerenciamento de subsídios incluem faturas de carta de crédito e contabilidade de prêmios de preço fixo e prêmios pré-pagos. O parceiro de implementação deve ter informações interessadas sobre essas funções de nicho, com base na experiência, e poder ajudá -lo a evitar armadilhas e surpresas desagradáveis ​​ao se preparar para a implantação da sua nuvem. Central para essa assistência são discussões estratégicas com a equipe de gerenciamento de subsídios e as partes interessadas relacionadas, incluindo, no início do processo de planejamento. Isso também garante que todas as perguntas certas sejam feitas sobre as necessidades de relatórios, preferências do painel, requisitos de revisão e outras considerações. As integrações bem -sucedidas simplificam o processo de configuração do prêmio e podem reduzir erros compartilhando os principais dados entre os sistemas. Mas, embora o processo de integração possa parecer direto, a criação dos pontos de conexão pode ser mais desafiadora do que você poderia esperar e trabalhar com um parceiro de implementação que entende como o sistema pré-prêmio se integra a um sistema de gerenciamento de concessões em nuvem é fundamental para a integração bem-sucedida.
5. Integrating with pre-award systems: Connecting pre-award and grant accounting systems can improve efficiency, accuracy and, most importantly, help speed the process to allow principal investigators to begin work. Successful integrations streamline the award setup process and can reduce errors by sharing key data between systems. But while the integration process may seem straightforward, building the connection points can be more challenging than you might expect, and working with an implementation partner who understands how the pre-award system integrates with a cloud grants management system is critical for successful integration. Saiba mais Sobre a integração. Ao alavancar a experiência do Huron desenvolvida em vários dias de trabalho, Oracle e outras implantações, as universidades de pesquisa podem evitar armadilhas ocultas e obter uma vantagem clara e poderosa ao planejar e implementar com sucesso seus programas em nuvem. Autor

Any comprehensive cloud deployment has many moving parts and a generous share of tricky nuances, especially related to research and grants management. By leveraging Huron expertise developed over multiple Workday, Oracle and other deployments, research universities can avoid hidden pitfalls and gain a clear and powerful advantage in successfully planning and implementing their cloud programs.