Clinical research billing: Optimize efficiency and compliance with technology tools

simplificar os processos e reduzir erros

• O faturamento de pesquisa clínica compatível oferece vários benefícios para instituições de pesquisa acadêmica. Por outro lado, o impacto da não conformidade pode ser substancial. Resultados. automatize a segregação de carga e adicione identificadores de pesquisa exigidos pelo Medicare, conforme apropriado, às reivindicações. A conformidade de cobrança oferece vários benefícios para as instituições de pesquisa acadêmica, incluindo o recrutamento e as experiências aprimoradas para os participantes do estudo. Também aumenta a satisfação e a confiança do investigador principal e fortalece as relações com patrocinadores e pagadores.
• Technology tools, such as electronic health records (EHR), clinical trials management systems (CTMS), and claims-generating systems, can streamline processes and reduce manual interventions.
• Before implementing any significant system changes, be sure to assess current workflows, barriers to compliance, and define desired outcomes to yield the best results.

When executed correctly, research billing compliance offers multiple benefits for academic research institutions, including improved recruitment of and experiences for study participants. It also increases principal investigator satisfaction and trust and strengthens relationships with sponsors and payors.

inversamente, o impacto da não conformidade pode ser substancial. O faturamento incorreto pode levar ao estresse dos participantes e administradores do estudo, litígios caros, baixas significativas e um colapso no relacionamento entre a instituição, participantes, equipes de estudo e investigadores principais.

Ao alavancar a tecnologia e avaliar os fluxos de trabalho operacionais, as instituições podem ajudar a garantir que o faturamento de pesquisa clínica seja mais precisa, eficiente e compatível.

Existem vários pontos cruciais nos fluxos de trabalho de cobrança clínica de pesquisa, onde ferramentas de tecnologia, como EHR, CTMS e sistemas de geração de reivindicações, podem melhorar a conformidade. Quando combinados, eles podem otimizar processos e reduzir intervenções manuais de várias maneiras:

Identificando pacientes de pesquisa. Como primeiro passo, as equipes de estudo devem identificar e comunicar ao departamento de cobrança que os pacientes estão inscritos em pesquisa. Muitos EHRs permitem que um sinalizador seja aplicado para pesquisar registros de pacientes, que podem ser usados ​​para criar um projeto de lei para revisão de cobrança. Em alguns EHRs, essa bandeira comunica clinicamente que um paciente também é um participante do estudo. Alguns sistemas CTMS podem interface os dados de inscrição dos participantes a um EHR, diminuindo a entrada de dados dupla da equipe de estudo para inscrição. A revisão de cobrança real pode ser manual ou parcialmente auxiliada por outras ferramentas de cobrança fornecidas pelo EHR. O uso de um CTMS para documentar quando ocorre a atividade de estudo faturável fornece um ponto de referência adicional para a revisão manual de cobrança.

Visitas de sinalização com atividade de pesquisa. Sinalizar uma visita como ter atividade relacionada à pesquisa permite uma revisão de cobrança mais direcionada e eficiente. Além disso, alguns sistemas podem ser definidos para excluir visitas não relacionadas à pesquisa do projeto de lei de pesquisa. No entanto, permitir essa funcionalidade requer sinalização consistente em todas as visitas com a atividade de pesquisa. Beyond identifying a research participant, some EHRs allow the flagging of research visits. Flagging a visit as having research-related activity enables a more targeted and efficient charge review. Additionally, some systems can be set to exclude non-research-related visits from the research bill hold. However, allowing this functionality requires consistent flagging in all visits with research activity.

Automatando a segregação de cobrança. Alguns sistemas de EHR e CTMS fornecem suporte adicional para revisão de cobrança de pesquisa, como retenção, segregar e aplicar corretamente as cobranças de pesquisa no estudo de pesquisa, paciente ou provedor de seguros do paciente. Um EHR fornece uma ferramenta que adiciona um grau de automação para cobrar a segregação, reduzindo a revisão manual necessária para cobranças de caçambas em categorias de pesquisa e não pesquisas. Esse ramo de rionchação a jusante requer intervenção do usuário final a montante. Alguns sistemas CTMS podem interface as informações de designação de cobrança no nível do estudo a um EHR, por exemplo, com EPIC como EHR e ONCORE como CTMS.

Adicionando identificadores de pesquisa às reivindicações. Medicare, muitos programas do Medicaid e muitas seguradoras privadas exigem que os serviços clínicos de rotina fornecidos como parte de um estudo de pesquisa sejam sinalizados em uma reclamação e que essas reivindicações também mostram identificadores de pesquisa adicionais, como o número nacional de ensaios clínicos (NCT) do estudo. Alguns sistemas de geração de reivindicações podem adicionar identificadores de pesquisa clínica às reivindicações se o sistema de geração de cobrança os sinalizar a montante. Esta etapa pode reduzir o número de intervenções manuais, simplificar o fluxo de trabalho e reduzir o risco de erros. Como ponto de partida, considere estas perguntas:

Before implementing any significant system change or implementation, assessing current workflows, barriers to compliance, and desired outcomes yields the best results. As a starting point, consider these questions:

• Como as estruturas, os fluxos de trabalho e a disposição da mudança existentes afetarão a transformação desejada? O conhecimento especializado precisa para concluir as tarefas e, se não, como elas serão treinadas? As ferramentas impulsionarão apenas a transformação quando os fluxos de trabalho que suportam forem bem pensados, treinados e reforçados. Infraestrutura sólida e comunicação consistente também são críticas. Com tantos fatores e partes interessadas a serem consideradas, começando com um conjunto semelhante de perguntas pode direcioná -lo para as soluções de tecnologia corretas para suas equipes de pesquisa clínica.
• Who will identify a patient as a research participant and flag their record?
• Who can determine if a visit is related to a study or has any research-related activity, even if the primary purpose is clinical?
• Will designated employees have the specialized knowledge needed to complete the tasks, and if not, how will they be trained?
• How much of an administrative burden will be added to designated employees, such as study coordinators, who have the most knowledge about a study, or schedulers, who are often participants’ first point of contact?
• Can centralized resources play a role in carrying out additional upstream tasks?

New technology tools will only drive transformation when the workflows they support are well thought-out, trained, and reinforced. Solid infrastructure and consistent communication are also critical. With so many factors and stakeholders to consider, beginning with a similar set of questions can direct you to the right technology solutions for your clinical research teams.