Leading Provider of Anesthesia Services Implements RPA to Achieve Significant Cost Savings

Procurando acelerar o reembolso e otimizar tarefas administrativas, um provedor líder de serviços de anestesia implementou programas de automação de processos robóticos (RPA), permitindo que ele obtenha uma economia de custos significativa. É ...

Como parte de sua cultura inovadora e de visão de futuro, um provedor de anestesia procurou utilizar a melhor tecnologia para melhorar o desempenho e agregar maior valor aos seus clientes. Com mais de 26 milhões de pacientes em todo o país, a equipe do escritório gerencia um volume considerável de documentação clínica. Olhando para tornar os processos administrativos mais eficientes e melhorar o ciclo de receita com economia de custos, a liderança decidiu explorar a RPA.

Huron colaborou com líderes organizacionais e partes interessadas para identificar oportunidades de automação, priorizar as oportunidades com base no retorno do investimento (ROI), implementar três automações piloto diversas e expandir as automações pós-piloto. Além disso, Huron trabalhou com a liderança para desenvolver um roteiro para a organização projetar e implementar automações futuras por conta própria.

Oportunidades de automação de verificação. Para determinar a viabilidade do RPA para cada caso de uso, a equipe calculou o ROI financeiro projetado de cada oportunidade e pesou isso em relação às complexidades técnicas e organizacionais envolvidas. Se o RPA não era uma solução ideal para o desafio comercial em questão, Huron recomendou outras oportunidades de melhoria, incluindo o ramo de trabalho de trabalho nos sistemas atuais, otimizando a infraestrutura técnica ou implementando soluções de relatório. Sucesso sustentável a longo prazo projetando e implementando seus próprios programas de automação. Huron and organizational leaders began by examining all administrative functions within the revenue cycle, including billing, charge entry, cash posting, coding and credentialing. To determine the viability of RPA for each use case, the team calculated the projected financial ROI of each opportunity and weighed that against the technical and organizational complexities involved. If RPA was not an ideal solution to the business challenge at hand, Huron recommended other improvement opportunities, including streamlining workflows within current systems, optimizing technical infrastructure or implementing reporting solutions.

Creating the road map. After identifying the top RPA use cases, the team created a road map for implementing automation programs, including timelines and recommended governance structures, to ensure the organization could achieve long-term sustainable success designing and implementing its own automation programs.

Projetando e implementando três automações piloto. de vários portais de pagador. O piloto de recuperação da EOB concentrou -se no desenvolvimento de automação para uma região e cinco portais de pagadores com o maior volume médio. Ao fazer o programa de automação modular, foi mais fácil expandir o escopo para outras regiões. O piloto de resolução de negação da documentação se concentrou em automatizar uma região, um pagador e vários códigos de rejeição correspondentes à falta de registros. Usando a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para ler registros médicos do paciente, a organização conseguiu analisar os registros necessários, resolvendo muitas negações pendentes e criando um processo mais eficiente para o futuro. O piloto de correção de carga tornou as correções de carga mais rápidas e fáceis de identificar dentro da fatura, concentrando a automação nos três tipos mais comuns de correções de carga: correções de pagadores, correções de provedores e correções de localização. A automação modular facilitou a expansão do programa para incluir outros Correções de cobrança além dos três iniciais. A Clínica Cleveland adota automação para fornecer atendimento de alto valor Using UiPath RPA software, Huron developers implemented three pilot automations, including explanation of benefits (EOB) retrieval, documentation denial resolution and charge correction.

• Previously, every business region of the organization downloaded the EOB files manually from various payor portals. The EOB retrieval pilot focused on developing automation for one region and five payor portals with the highest average volume. By making the automation program modular, it was easier to expand the scope to other regions.
• Many denials were the result of the payor organization not receiving required documentation. The documentation denial resolution pilot focused on automating one region, one payor and several rejection codes corresponding to missing records. Using optical character recognition (OCR) technology to read patient medical records, the organization was able to parse out the required records, resolving many outstanding denials while creating a more efficient process for the future.
• Invoices that require a charge correction remain unpaid until the correction is made, often a time-consuming and manual process. The charge correction pilot made charge corrections faster to do and easier to identify within the invoice by concentrating automation on the three most common types of charge corrections: payor corrections, provider corrections and location corrections. The modular automation made it easy to expand the program to include other charge corrections beyond the initial three.

The organization featured in this case study is a large physician-owned provider of anesthesia services, operating in more than 1,000 healthcare facilities across the U.S.