Developing an Automation Strategy That Delivers Results

Automação promete enfrentar muitos desafios que as organizações de saúde enfrentam hoje, reduzindo os custos, aumentando a eficiência e criando uma força de trabalho virtual 24/7. No entanto, a implementação de automação com sucesso requer mais do que apenas a compra de um robô. Para realizar esses resultados, as organizações devem criar uma estratégia de automação inteligente que se alinhe aos objetivos e objetivos do seu sistema de saúde. Uma visão de automação em toda a organização deve alimentar essa estratégia, levar à criação de um centro de excelência de automação e ajudar na identificação das ferramentas apropriadas para tarefas. Através desse processo, é fundamental envolver os funcionários nesses processos para aumentar a adesão. Comece identificando seu abrangente ...

Assim como sua estratégia em toda a organização define a visão e define objetivos estratégicos, sua estratégia de automação deve fazer o mesmo. Comece identificando suas metas gerais para alavancar a automação e as áreas estratégicas que você acha que mais se beneficiarão da automação (e que nível de automação será necessário). Considere os recursos de capital e tecnologia humano que você possui para dedicar à automação e se será necessário investimento adicional em pessoas e tecnologia. Enquanto algumas organizações se concentram apenas na economia de custos, outras podem priorizar a precisão crescente, aprimorando a experiência do cliente ou reduzindo a utilização do fornecedor.

To help define your automation vision, consider the following questions:

• What are the business problems your organization is trying to solve through automation?
• Start with the end in mind and define the outcomes you are trying to achieve before you begin. While some organizations are focused solely on cost savings, others may prioritize increasing accuracy, enhancing the customer experience or reducing vendor utilization.

• Como é o sucesso em um ano ou três anos? Período.
• Be clear in how you will measure results by developing tangible goals such as the amount of time you want to save or the number of processes you’d like to automate in a certain time period.

• Quais são os riscos se você não aumentar seu nível de automação? Pense em maneiras pelas quais a automação pode fornecer uma vantagem competitiva no mercado ou se você poderia perder sua vantagem por não adotar tecnologias de automação mais avançadas. Para alcançar seus objetivos com sucesso, é necessário um forte compromisso organizacional com a automação. Como você configura um Centro de Excelência de Automação (COE) é uma das decisões mais importantes que uma organização tomará. Não existe um tamanho único em toda a solução, adaptar sua abordagem à cultura, metas e habilidades da sua organização. Uma estrutura bem -sucedida é frequentemente aquela que combina a propriedade centralizada das principais tarefas e capacita os proprietários operacionais a executar a estratégia. As unidades de negócios que incorporam recursos técnicas e atualmente estão gerenciando seus sistemas às vezes podem assumir uma propriedade maior na criação e manutenção de processos automatizados. Um COE mais abrangente é necessário se as unidades de negócios não estiverem acostumadas ou adequadas para essas responsabilidades. Considere a pior coisa que pode acontecer se um processo automatizado quebrar ou não tiver o desempenho planejado. Seu COE também pode ajudar na coordenação de acesso ao sistema e gerenciamento de senhas.
• Consider the pressures your organization will face in the future and the risks associated with continuing with your current approach. Think about ways automation could give you a competitive advantage in the market or if you could lose your advantage by not adopting more advanced automation technologies.

• How committed is your organization to pursuing automation?
• If you want to be on forefront of automation, your organization will need dedicated resources and will need to make difficult decisions on where to prioritize resources against other organizational imperatives. To successfully achieve your objectives, a strong organizational commitment to automation is needed.

A successful organization doesn’t automate to automate, but instead starts with the end in mind by creating a vision that leads to an informed strategy with measurable outcomes.

Governance of your automation strategy is vital. How you set up an Automation Center of Excellence (CoE) is one of the most important decisions an organization will make. There isn’t a one size fit all solution, tailor your approach to your organization’s culture, goals and abilities. A successful structure is often one that blends centralized ownership of key tasks and empowers operational owners to execute on the strategy.

As you set up your CoE, consider the business owners’ needs and technical skill sets. Business units that have embedded technical resources and are currently managing their systems can sometimes take larger ownership in the creation and maintenance of automated processes. A more comprehensive CoE is needed if business units aren’t accustomed or well-suited for these responsibilities.

Responsibilities of a CoE include:

• Creating standard policies on what can or cannot be automated by assessing where automation could expose the organization to risk. Consider the worst thing that could happen if an automated process breaks or doesn’t perform as planned.
• Coordinating between systems to ensure automation doesn’t unexpectedly impact other technical operations. Your CoE can also assist in coordinating system access and password management.
• Criando uma abordagem clara de gerenciamento de alterações para implementar processos automatizados para garantir que a garantia de qualidade e as verificações de segurança adequadas sejam concluídas. Isso garante a execução mais eficiente. Cada um tem pontos fortes e fracos importantes para entender - a automação de processos robóticos (RPA) pode ser a melhor opção ao integrar a automação entre as plataformas, enquanto o uso de uma interface ou API existente pode ser mais eficiente em outros casos. Use um método de pontuação para avaliar casos de negócios de automação e identificar a tecnologia de automação apropriada.
• Providing organizational training, success tracking and KPI review.
• Orchestrating the scheduling of the automation when multiple automations are in place. This ensures the most efficient execution.

With multiple tools and techniques available for automation, there’s not a single technology that fits every use case. Each has strengths and weaknesses that are important to understand – Robotic Process Automation (RPA) may be the best option when integrating automation across platforms, while using an existing interface or API can be more efficient in other cases. Use a scoring method to assess automation business cases and identify the appropriate automation technology.

Como parte do método de pontuação e sua avaliação de tecnologia, considere:

• Custo para criar e manter a automação
• Tempo até que a automação precise ser implantada
• Disponibilidade de recursos para executar os objetivos de automação || Gerenciado
• Security and stability of the automation
• Number and complexity of automation systems that need to be managed
• A necessidade de se integrar a outras tecnologias (ou seja, reconhecimento óptico de caracteres ou uma ferramenta de aprendizado de máquina) para executar a automação

Aprendendo o que várias tecnologias de automação podem e não podem fazer e avaliar o retorno do investimento (ROI) de uma determinada ferramenta para um processo, você pode determinar a ferramenta melhor automatizar um processo. Um conjunto de automação bem projetado incluirá ferramentas que cobrem casos de uso desejados sem aumentar a complexidade da manutenção ou causar custos desnecessários devido à seleção de várias ferramentas semelhantes que se sobrepõem na funcionalidade. Ao focar nas pessoas durante toda a sua jornada de automação, você pode garantir o alinhamento em toda a organização à estratégia mais ampla.

Your employees are the key drivers of a successful automation strategy and need to be empowered to make an impact. By focusing on people throughout your automation journey, you can ensure organization-wide alignment to the broader strategy.

Uma estratégia de automação requer comunicação constante para as principais partes interessadas. Como a automação mudará os papéis de alguns indivíduos, é essencial uma abordagem de gerenciamento de mudanças que se comunica proativamente com esses indivíduos e fornece amplas atualizações sobre a estratégia de automação. A liderança pode ajudar a gerenciar o risco de mudança por:

• Comunicação sobre o plano de automação e a visão em toda a organização, para que todos os indivíduos afetados possam entender como a automação desempenhará seu papel futuro na organização. Os líderes podem dar aos funcionários uma idéia do papel que a tecnologia desempenhará, como ela pode melhorar os processos quebrados que existem hoje e as implicações podem estar em seus papéis avançando. A automação de processos ruins pode criar riscos e minimizar os resultados. Um programa sustentável vê a automação como parte de um processo holístico de melhoria de desempenho. A automação altera algumas das principais suposições em torno dos processos. Simplesmente replicar o que está sendo feito manualmente hoje não aproveita ao máximo os recursos de uma automação. As transferências excessivas podem ser um sinal de que as partes do processo são atualmente redundantes ou desnecessárias. Portanto, antes de tentar automatizar, é imperativo que você recue e veja criticamente o processo que existe atualmente. 
• Providing transparency around the program to decrease fear that automation is going to replace jobs. Leaders can give staff an idea of the role the technology will play, how it could improve broken processes that exist today and the implications might be on their roles moving forward.

To realize the full benefits of automation, the underlying processes must be optimized to provide the most value to the organization. Automating bad processes can create risk and minimize results. A sustainable program views automation as part of a holistic performance improvement process.

Before automating, consider the following:

• Is the process and all related decision-making principles standardized and documented, or is the process performed by individuals performing steps differently and making decisions based on different criteria?
• Are you looking through the lens of automation? Automation changes some of the key assumptions around processes. Simply replicating what is manually being done today doesn’t take full advantage of an automation’s capabilities.
• Are there many different hand-offs? Excessive hand-offs could be a sign that pieces of the process are currently redundant or unnecessary.

Some processes can exist in organizations for decades without being critically assessed. Therefore, before you try and automate, it’s imperative that you step back and critically look at the process that’s currently in existence. 

Com uma estratégia de automação, as organizações de saúde podem iniciar a jornada na mudança de processos manuais e intensivos em mão-de-obra para estratégias mais automatizadas de maneira coesa e orientada a objetivos.