Baylor Lays The Foundation for Enterprisewide, Strategic Procurement

Baylor University, a universidade mais antiga em operação continuamente do Texas, trabalhou com Huron para avaliar todos os aspectos de sua função de compras como parte de uma iniciativa multi -anos para transformar o operações administrativas da instituição. Coordenando a compra e o gerenciamento de contratos ....

Operações de compras na Universidade Baylor foram historicamente fragmentadas, com departamentos de toda a instituição coordenando independentemente a gestão de compras e contratos. Com pouca visibilidade em atividades em todo o campus, o Escritório Central de Compras da Baylor estava limitado a fornecer serviço transacional, em vez de apoio estratégico. Grande parte do esforço dessa equipe foi gasto processando os pedidos de compra, muitos retroativos, porque os gastos foram descentralizados e não monitorado em tempo real. Como resultado, o escritório de compras não possuía os mecanismos para promover parceiros-chave internamente, perdendo oportunidades críticas de poupança. Enquanto a Universidade se preparava para migrar para a plataforma de planejamento de recursos corporativos (ERP) baseada em nuvem da Oracle, a liderança aproveitou a oportunidade de avaliar e elevar suas operações de compras existentes, estrutura da equipe e tecnologias.

In 2018, after receiving approval from the board of regents for the university’s five-year strategic plan, Baylor leadership launched Ignite, a multiyear initiative to transform the institution’s administrative systems and processes. As the university prepared to migrate to Oracle’s cloud-based enterprise resource planning (ERP) platform, leadership seized the opportunity to evaluate and elevate its existing procurement operations, team structure and technologies.

Enquanto trabalhava com Huron em sua transformação do Oracle ERP, os líderes de Baylor envolveram os especialistas em gestão de Huron para realizar uma avaliação abrangente da melhoria da prata da Universidade = o objetivo de compras de funções de funções foi de um dos finais do campus. Equipe de compras e desenvolva um plano para construí-lo em uma entidade estratégica de alto desempenho, capaz de gerar economias e eficiências e serviços aprimorados. Tornando as operações de back-office da universidade mais eficientes e econômicas, a liderança de Baylor acredita firmemente, libera tempo e fundos que podem ser realocados para necessidades centradas na missão, como programas acadêmicos, ajuda do aluno e portfólio de pesquisa. Uma revisão aprofundada da estrutura organizacional de compras existentes, conjuntos de habilidades, recursos e ferramentas existentes, bem como entrevistas com os participantes de toda a instituição, destacou quatro áreas de foco para melhorias:

The goal of this exercise was to identify opportunities to improve the effectiveness of Baylor’s central procurement team and develop a plan for building it into a high-performing, strategic entity capable of driving savings and improved efficiencies and service. Making university back-office operations more efficient and cost-effective, Baylor’s leadership firmly believes, frees up time and funds that can be reallocated toward mission-centered needs such as academic programs, student aid and the research portfolio.

Huron’s assessment encompassed all aspects of Baylor’s procurement function, including accounts payable and contract administration. An in-depth review of Baylor’s existing procurement organizational structure, skill sets, resources and tools, as well as interviews withnstakeholders across the institution, highlighted four focus areas for improvement:

• GOURCH STRATÉGICA E GERENCIAMENTO DE Categoria:== Criando uma competência estratégica foi uma prioridade-chave para a prioridade do Bay. Huron liderou vários esforços para estabelecer essa base, desde a realização de pesquisas de mercado e uma análise detalhada dos gastos dos dados transacionais da universidade, até o fornecimento de solicitação de proposta (RFP) e apoio à negociação de fornecedores. Huron e a equipe de compras de Baylor colaboraram com outras funções em toda a universidade, incluindo tecnologia da informação (TI), risco e pesquisa universitária, para definir uma estratégia de fornecimento unificada e um roteiro. Modifique as estruturas da equipe para que a equipe esteja equipada para impulsionar mudanças de longo prazo. Huron também entregou o gerenciamento formal de categorias e o treinamento estratégico de fornecimento para a equipe de compras, preparando a equipe para servir como parceiro proativo para os constituintes do campus. Os clientes em todo o campus acesso a fornecedores aprovados.
• Organizational design: Huron helped Baylor understand the current state of its employee skill sets related to procurement, contract life cycle management (CLM), strategic sourcing, and travel and expense, illustrating gaps and ideas to modify team structures so that staff would be equipped to drive long-term change. Huron also delivered formal category management and strategic sourcing training to the procurement team, preparing staff to serve as a proactive partner to campus constituents.
• eProcurement: Huron guided Baylor through the selection and implementation of Oracle’s cloud-based procurement and expense solutions, in addition to Jaggaer’s eProcurement Marketplace, to support integrated procure-to-pay capabilities and provide campuswide customers access to approved vendors.
• Gerenciamento de ciclo de vida do contrato (CLM): Padrão, políticas e protocolos de contrato em toda a universidade foram desenvolvidos para otimizar o uso da solução de contratos+ de Jaggaer. Huron ajudou a Baylor a refinar seus papéis e responsabilidades do CLM e a criar um plano para comunicar mudanças de CLM em toda a instituição. Melhorias abrangentes da estrutura, estratégia e sistemas de serviços de compras centrais de Baylor capacitaram a equipe a mudar de um centro de suporte tático para um parceiro estratégico. Políticas e processos padronizados permitem que os departamentos de toda a instituição se auto -avaliem para certas necessidades de compras, ao mesmo tempo em que fornecem ao escritório central a visibilidade necessária para gerenciar melhor os relacionamentos de gastos e fornecedores.

Over the course of 18 months, the Baylor and Huron teams worked together to bring to life changes identified in the initial procurement assessment. Comprehensive improvements to Baylor’s central procurement services structure, strategy and systems have empowered the team to shift from a tactical support center to a strategic partner. Standardized policies and processes allow departments throughout the institution to selfserve for certain procurement needs, while giving the central office the visibility needed to better manage spend and supplier relationships.

A análise de design organizacional permitiu que a liderança de Baylor ajustasse a equipe de maneiras que aproveitaram os pontos fortes dos funcionários existentes e construir um caso para contratar recursos adicionais. Isso inspirou uma poderosa mudança cultural, incutindo os funcionários dos serviços de compras com uma mentalidade de melhoria contínua e responsabilidade.

No futuro, Baylor está posicionado para amadurecer seus recursos de fornecimento estratégico para aconselhar melhor os constituintes do campus. A equipe de compras espera estabelecer análises formais de negócios de fornecedores e indicadores importantes de desempenho que ajudarão a Baylor a operar com mais eficiência e a capturar economia de custos que podem ser reinvestidos em iniciativas acadêmicas e focadas na pesquisa.