The Strategic Spend Management Imperative in Higher Education

Nos últimos meses, as mudanças globais no ensino superior aumentaram a insegurança financeira para faculdades e universidades, à medida que as instituições são cada vez mais solicitadas a fazer mais com menos, além de atender às necessidades urgentes para minimizar custos e riscos. Inscrição e financiamento. OBRESSÃO - Para proporcionar maior transparência ao desempenho financeiro da instituição. O ambiente atual, caracterizado por constante ...

Forward-thinking leaders are innovating traditional models for procurement, travel and expense management and identifying sustainable measures to bridge the gap in revenue created by budget shortfalls and uncertainty around enrollment and funding.

Many leaders are looking to make an impact and contain costs by transforming their internal spend management functions — procurement, travel and expense, contract life cycle management, accounts payable, and strategic sourcing — to provide greater transparency into the institution’s financial performance.

In recent years, many colleges and universities are undergoing fundamental changes to their operating models at a rapid pace. The current environment, characterized by constant change, has also challenged institutions to react quickly and decisively to urgent demands while also reinforcing the importance of managing costs, increasing savings and managing their risk exposure.

Essas mudanças estruturais destacaram a criticidade de adotar ferramentas padronizadas de gerenciamento de gastos, reduzindo a dependência de processos manuais. Ao posicionar o gerenciamento de gastos como um componente vital para permitir a estratégia institucional, seu impacto pode ser ampliado de uma função de back-office para um catalisador de transformação. Ao alinhar os imperativos operacionais à visão e missão abrangentes da instituição, os administradores podem ajudar a impulsionar a adoção e a sustentabilidade a longo prazo. Efetivamente

Institutions have a unique opportunity to modernize their complex operations and reveal critical data to support their larger financial goals. By positioning spend management as a vital component to enabling institutional strategy, its impact can be magnified from a back-office function to a catalyst for transformation.

One of the primary differentiators between institutions that succeed with transformation and those that do not is visible, unwavering executive support. By aligning operational imperatives to the institution’s overarching vision and mission, administrators can help to drive long-term adoption and sustainability.

The benefits of an institutional spend management transformation range from the obvious to others that are understated:

• Efficiency and cost containment: Many institutions are using manual, time-consuming paper-based methods of spend management. Effectively Implementando um programa de gerenciamento de gastos dinâmicos pode resultar em economia de tempo de 49% no planejamento de viagens, economia de tempo de 70% nos relatórios de despesas e um aumento de 35% na conformidade dos funcionários com as políticas institucionais. Além disso, as principais soluções de automação de compras e gerenciamento de contratos podem Reduzir o risco do contrato, impulsionar a conformidade, mitigar a exposição financeira e permitir o gerenciamento contínuo dos custos. Quando os dados são visíveis para as partes interessadas (do Diretor Financeiro para a equipe de compras a usuários finais) em toda a organização, eles podem ser alavancados para melhorar a agilidade e influenciar o comportamento. À medida que a indústria lida com várias transformações sísmicas, os líderes devem ter uma linha de visão clara para contratos, gastos institucionais e atividades de compras por categoria para modelar o impacto contínuo de seus esforços. As práticas de gerenciamento de demanda orientadas a dados também são mais importantes hoje do que nunca, pois podem ser usadas para direcionar gastos discretos para acordos preferidos. Um programa de gerenciamento de gastos simplifica essa tarefa automatizando processos, atenuando o comportamento desonesto e reduzindo o uso de sistemas de sombra. O objetivo é fazer a escolha certa a escolha mais fácil, implementando sistemas que criam uma estrutura abrangente que agregue valor e apoie os objetivos da instituição. À luz das pressões para transformar a prestação de serviços internos, os líderes institucionais estão começando a mudar seu pensamento sobre os controles gastos e adotar estruturas mais padronizadas. Mas, talvez mais importante, também pode ajudar a eliminar cargas de trabalho onerosas da equipe administrativa e do corpo docente existentes - um principal fator de produtividade e lealdade individuais. Garantir que os melhores talentos sejam mantidos e continuem a causar impacto na instituição é fundamental para a continuidade dos negócios que ajuda as instituições a gerenciar efetivamente as mudanças de curto e longo prazo. prioridades. Como em qualquer outra solução de planejamento de recursos corporativos (ERP), o objetivo final é melhorar a maneira como os serviços internos são entregues alinhando as pessoas, processos e tecnologia. Considere as seguintes perguntas:
• Data planning: In order to make effective strategic decisions, leaders must have access to data that supports them. When data is visible to stakeholders (from the chief financial officer to procurement staff to end users) across the organization, it can be leveraged to improve agility and influence behavior. As the industry grapples with several seismic transformations, leaders must have a clear line of sight to contracts, institutional spend and procurement activities by category in order to model the ongoing impact of their efforts. Data-driven demand management practices are also more important today than ever before as they can be used to direct discrete spending to preferred agreements.
• Standardization and compliance: Higher education institutions have their own complexities, and ensuring that all staff are following the same protocol can be a challenge. A spend management program simplifies this task by automating processes, mitigating rogue behavior and reducing the use of shadow systems. The goal is to make the right choice the easiest choice by putting systems in place that create an overarching structure that adds value and supports the institution’s goals. In light of the pressures to transform internal service delivery, institutional leaders are beginning to shift their thinking about spend controls and embracing more standardized structures.
• Workforce agility:Technology can give organizations a competitive edge when it comes to recruiting and retaining talent. But, perhaps more importantly, it can also help eliminate burdensome workloads from existing administrative staff and faculty — a key driver of individual productivity and loyalty. Ensuring top talent are retained and continue to make an impact at the institution is critical for business continuity that helps institutions effectively manage both near- and long-term changes.
• Leadership clarity: Robust institutional spend management can also provide critical insights into supplier relationships that allow leaders to make strategic decisions about where money is being spent and focus on those that reflect an institution’s priorities.

Rather than the mere implementation of a tool, the objective in any spend management improvement project is institutionwide transformation of which technology is a critical enabler. As with any other enterprise resource planning (ERP) solution, the ultimate goal is to improve the way internal services are delivered by aligning people, processes and technology.

Leaders should continually assess and optimize current spend management functions along those three dimensions to determine how to bring additional value to the institution. Consider the following questions:  

Muitos líderes correm para implementar uma tecnologia como meios para evoluir. No entanto, para ser financeiramente sustentável no ambiente volátil de hoje, as transformações de gerenciamento de gastos exigem o alinhamento de pessoas, processos e tecnologia combinados com uma mentalidade institucional de otimização, inovação e melhoria contínuas.