Baylor Finds Clarity, Agility and Business Continuity in the Cloud

Baylor University, a mais antiga universidade de operação continuamente do Texas, deu à vida uma nova plataforma em nuvem de gestão financeira e de capital humano (HCM) semanas após a prisão da CoVID-19 Pandemic. Embora muitas instituições tenham lutado para responder de maneira rápida e eficaz à crise, Baylor não pulava uma batida. Sua capacidade de estabilizar operações, pesquisas de combustível e manter os alunos e os professores seguros em um ambiente em rápida mudança depende dos dados da empresa - e a clareza, a agilidade e as idéias que ela produz. A nova plataforma de Baylor está ajudando a Universidade a encontrar novas maneiras de avançar em sua missão, fornecer aos alunos uma experiência de aprendizado segura e enriquecedora e impulsionar a continuidade dos negócios a longo prazo. Abordagem em tempo real

Antes que a pandemia enviasse os EUA em seu primeiro grande bloqueio, a Baylor University estava a apenas seis semanas do lançamento de seu novo planejamento de recursos da Oracle Enterprise (ERP) e HCM Cloud System. Baylor trabalhou em estreita colaboração com Huron para planejar e implementar o projeto Ignite e, ao fazê-lo, colocar o plano estratégico de cinco anos da universidade em foco. A nova plataforma prometeu melhorar a eficiência da equipe orientada à missão de Baylor; capacitar os funcionários a se concentrarem em estudantes, pesquisa e comunidade; aumentar a percepção financeira e operacional; e Ajuda Baylor atingir seu objetivo de alcançar uma classificação de elite de nível 1 Carnegie para pesquisa acadêmica. Experiência de enriquecimento e um ambiente de aprendizado saudável para estudantes, professores e funcionários

, mas impulsionar a universidade em sua trajetória estratégica, os líderes da Baylor perceberiam que eles precisariam primeiro modernizar os sistemas e operações que apoiam sua pesquisa de doutorado e a pesquisa de doutorado e os grãos da Baylor percebiam que os recursos de gestão e as operações e as operações e as empresas da Baylor perceberiam que os recursos e os recursos da Baylor percebiam que os recursos e as empresas da Baylor e da Baylor percebiam que os recursos e as empresas da Baylor) e as pessoas que precisam modernizarem os sistemas e as operações e a administração de seus recursos e a administração da Baylor e da Baylor. Isso exigiria que eles re-imaginassem e reconstruíssem a infraestrutura e os processos de negócios antiquados, fragmentados e complicados da universidade. Isso também significava que eles precisariam substituir o host de sistemas herdados aparafusados ​​na arquitetura de RH e finanças, que o diretor de recursos humanos da Baylor, Cheryl Gochis, 584 likened to “barnacles.”

The COVID-19 pandemic confirmed the necessity and value of Baylor’s plans. As Chief Business Officer Brett Dalton recalls, “The pandemic only accelerated our desire to achieve our goals and stay on course for the June 2020 go-live, stabilize in the summer and bring students back in the fall.”

Huron guided the Ignite project team through an iterative, strategic and collaborative process to implement Baylor’s enterprisewide platform for finance and operations, which comprised integrated Oracle Cloud ERP, HCM and Analytics Cloud systems. The new platform was launched on time and on budget, despite significant disruptions, including:

• Implementação remota. Ao permanecer ágeis e comprometidos com a colaboração, Baylor descobriu muitas eficiências que permanecerão muito tempo após a pandemia abates. The pandemic forced the Baylor-Huron team to shift to a virtual model for the final leg of the Ignite implementation. By remaining agile and committed to collaboration, Baylor discovered many efficiencies that will remain long after the pandemic abates.
• Expansão nacional de um programa patrocinado. O piloto, refeições para você, foi lançado originalmente na primavera de 2019, depois que a Baylor e a Baylor University Collaborative sobre fome e pobreza firmou um acordo cooperativo com o Departamento de Agricultura dos EUA (USDA). Em março de 2020, quando o país entrou em um bloqueio, o USDA In March 2020, Baylor expanded a pilot program to deliver nutritious meals to children in rural areas. The pilot, Meals-to-You, was originally launched in the spring of 2019 after Baylor and the Baylor University Collaborative on Hunger and Poverty entered into a cooperative agreement with the U.S. Department of Agriculture (USDA). In March 2020, as the country entered a lockdown, the USDA expandiu significativamente o acordo. A Ignite forneceu a plataforma e as eficiências que Baylor precisava escalar e gerenciar as complexidades financeiras do projeto. Somente durante o verão, Baylor rastreou faturas para mais de um milhão de caixas entregues por três distribuidores de alimentos. O projeto bem -sucedido capacitou Baylor a cumprir sua missão de cuidar da comunidade e, ao fazê -lo, a Universidade fez progressos para alcançar o status de pesquisa de Nível 1 e expandiu seu apoio a populações que experimentam insegurança alimentar. To address the immediacy and the magnitude of the pandemic, Baylor quickly transformed a program that served a few thousand children into one that would meet the needs of over 260,000 children nationwide. Ignite provided the platform and efficiencies Baylor needed to scale and manage the financial complexities of the project. Over the summer alone, Baylor tracked invoices for over a million boxes delivered by three food distributors. The successful project empowered Baylor to deliver on its mission to care for the community, and in doing so, the university made progress toward achieving Tier 1 research status and expanded its support for populations experiencing food insecurity.
• Os esforços de segurança e supressão em andamento. Trabalhando com especialistas e engenheiros de saúde, Baylor investiu na criação de um ambiente saudável no campus e lançou um programa robusto de testes e rastreamento em todo o campus. Com uma nova plataforma em vigor que aliviava a tensão em suas equipes de tecnologia da informação interna (TI), a equipe de TI da Baylor poderia se concentrar em montar o plano de testes e rastreamento da universidade, construir relacionamentos de fornecedores e proteger processos e dados. Para escalar uma estratégia que protegeria estudantes, professores e funcionários, os líderes universitários exigiram clareza sobre gastos e operações em toda a empresa, saúde constituinte, locais e informações de contato e a saúde financeira geral da instituição. As idéias geradas a partir da nova plataforma em nuvem em Financial, RH, Administração e Baylor made a business and a philosophical decision to give its students the opportunity to come back to campus for a safe, enriching residential experience. Working with health experts and engineers, Baylor invested in creating a healthy environment on campus and launched a robust campuswide testing and tracing program. With a new platform in place that alleviated the strain on their internal information technology (IT) teams, Baylor’s IT staff could pivot to focus on mounting the university’s testing and tracing plan, building vendor relationships, and securing processes and data. To scale a strategy that would protect students, faculty and staff, university leaders required clarity about enterprisewide spending and operations, constituent health, locations and contact information, and the institution’s overall financial health. Insights generated from the new cloud platform across financial, HR, administration and Compra Operações são essenciais para ajudar a Baylor a cumprir sua missão e calibrar com segurança a densidade da comunidade no campus. Catapulta Baylor para alcançar seus objetivos estratégicos. Os líderes confiaram na equipe de implementação de Huron para pensar estrategicamente e holisticamente sobre sistemas e processos para descobrir oportunidades para uma melhor percepção de suas empresas de pesquisa, operações, RH, administração e compras. Com um sistema moderno de RH e folha de pagamento, a equipe de finanças e folha de pagamento reduziu os ciclos para dois - um para funcionários pagos mensais e outro para funcionários pagos quinzenais. Ao aliviar a tensão de um sistema de folha de pagamento ineficiente, os membros da equipe de Baylor agora têm o poder de mudar seu foco para tarefas mais valiosas e orientadas por missões. Essa abordagem integrada permitiu que a implementação fosse deliberada e estratégica, para que a plataforma em nuvem pudesse maximizar as informações na empresa de pesquisa e ajudar os líderes a avaliar seu impacto nos gastos, financiamento e investimento institucionais. Raramente captura os benefícios concretos que as instituições colhem modernizando seus sistemas e operações. Os líderes de Baylor tomaram a decisão de mudar isso. Ao iluminar os benefícios tangíveis, a transformação realizada para os constituintes de Baylor em toda a empresa, os líderes da universidade defendiam a gestão de mudanças e enviaram uma mensagem clara: em vez de gastar milhares de horas operando sob processos onerosos e ineficientes para folha de pagamento, contabilidade, benefícios dos funcionários ou contratação, a ignição está ajudando os líderes a se concentrarem em seus alunos, seus alunos e seu sucesso. Para cada dólar que gastamos em processos administrativos de bastidores, esse é um dólar que um aluno não deve ter que pagar na aula - que uma família não deve emprestar para concluir sua educação - se pudermos ser mais eficientes ”

Several factors contributed to the success of Baylor’s multiyear, enterprisewide transformation, and continue to catapult Baylor toward achieving its strategic goals.

Baylor realized that its strategic plan hinged not only on data, but on the insight that data provides. Leaders trusted Huron’s implementation team to think strategically and holistically about systems and processes to uncover opportunities for greater insight across their research enterprise, operations, HR, administration and procurement.

For example, early in the planning process, Huron noted that the university used 11 payroll cycles to calculate employee earnings each month. With a modern HR and payroll system, the finance and payroll team reduced the cycles to two — one for monthly paid employees, and one for biweekly paid employees. By alleviating the strain of an inefficient payroll system, Baylor’s staff members are now empowered to shift their focus toward more valuable, mission-driven tasks.

Likewise, Huron’s specialists analyzed the university’s end-to-end procurement and grant management processes while Huron’s Oracle Cloud implementation was underway. This integrated approach allowed the implementation to be deliberate and strategic so that the cloud platform could maximize insight across the research enterprise and help leaders gauge its impact on institutional spending, funding and investment.

Too often, the language that characterizes university transformation efforts is sprinkled with dictums and edicts about efficiency and optimization. Rarely does it capture the concrete benefits that institutions reap by modernizing their systems and operations. Baylor leaders made a decision to change that.

As Brett Dalton noted, “Too often, we speak about transformation as if it's greater if people don't have to work harder — greater if we spend less time doing mundane tasks or non-value-adding tasks, but we fail to talk about the upside of that." By illuminating the tangible benefits the transformation held for Baylor’s constituents across the enterprise, the university’s leaders championed change management and sent a clear message: Rather than spending thousands of hours operating under onerous and inefficient processes for payroll, accounting, employee benefits or hiring, Ignite is helping leaders focus on their mission, their students and their success.

Modernizando a infraestrutura que suporta as operações da universidade, Baylor está equipado para liderar com clareza, agilidade e foco. Embora muitos líderes possam continuar lutando para elevar seu olhar da pandemia e do planejamento a longo prazo, Baylor continua a colocar seus objetivos estratégicos em foco e fortalecer seu plano de continuidade de negócios.

By adjusting its cost functions, re-imagining its enterprisewide systems, and committing to becoming more nimble and strategic, Baylor can maximize spending to advance its mission. In doing so, the institution can advance its progress toward securing a seat among the nation’s top research universities and continue to focus on creating enriching experiences for students, faculty and staff.

ABOUT BAYLOR UNIVERSITY

Located in Waco, Texas, Baylor is a nationally ranked institution serving 17,000 students per year. Its vibrant body of faculty, students and scholars is devoted to excellence in education and athletics as well as service. Baylor aspires to be America’s preeminent Christian research university.