Cloud Technology and Service Delivery Together Position the UW for Long-Term Growth

Em 2014, a Universidade de Washington (UW) embarcou em uma jornada para transformar o modelo de Serviço de Recursos Humanos e Recursos Humanos da instituição (incluindo folha de pagamento e gerenciamento de benefícios). Para atingir seus objetivos de melhorar a visibilidade dos dados e aumentar a eficiência em toda a instituição, a UW fez uma parceria com a Huron para implementar a solução de gerenciamento de capital humano (HCM) da Workday. A função dos recursos foi centralizada para ajudar a instituição a fornecer melhor apoio para seus professores, funcionários e trabalhadores estudantis.

The implementation of this platform also acted as a catalyst for the simultaneous development of a new shared services model, known at the UW as the Integrated Service Center (ISC), in which disparate components of the human resources function were centralized to help the institution provide better support for its faculty, staff and student workers.

Castando a um sistema de folha de pagamento herdado de quase 40 anos, a UW procurou melhorar sua prestação geral de serviços a todos os constituintes. Huron atuou como parceiro de implantação durante toda a iniciativa de modernização, fornecendo funcional, Orientação técnica e de gerenciamento de mudanças, além de participar do design e teste do centro de serviço integrado. O tempo foi atribuído para revisar o escopo existente, que por sua vez informou o desenvolvimento do design técnico do dia de trabalho e da direção do novo modelo de prestação de serviços. Isso constituiu uma abordagem integrada para apoiar uma nova solução baseada em nuvem. “Como todos os funcionários são pagos durante o dia de trabalho, essa mudança de tecnologia e prestação de serviços afeta todos os usuários. Foi, portanto, crucial ter um processo de implementação centrado no usuário, com a comunicação contínua entre unidades acadêmicas e administrativas à medida que progredimos pela transição e além do que o suprimento da UW é o que o suportamento da Post. Além do desenvolvimento de guias de usuários e manuais de instruções, uma equipe dedicada de Huron permaneceu no local para ajudar os usuários a se acostumar com a plataforma e executar seu trabalho. A adoção bem -sucedida de tecnologia em toda a empresa requer mais de uma pilha de instruções por escrito; Exige suporte de alta qualidade aos usuários finais. “A complexidade das transformações digitais, especialmente com uma universidade tão grande, mais frequentemente se concentra em fazer com que a tecnologia funcione para as pessoas dessa instituição em particular. Nosso objetivo é ver nosso parceiro ter sucesso, não apenas que temos o software ao vivo.” futuro.

While the transition was initiated prior to Huron’s involvement, project leadership understood the importance of resetting goals and expectations proactively across the team by stepping back and starting the collaboration from the top. Time was allotted to review the existing scope, which in turn informed the development of both the Workday technical design and the direction of the new service delivery model.

Once the blueprints were in place, Huron worked with the UW staff on delivering a holistic and integrated service model that pulled together the various components of HR — benefits and payroll — and housed them under one roof. This constituted an integrated approach to supporting a new cloud-based solution.

“The University of Washington is a very large institution with about 38,000 employees across three campuses,” says Annie Biebel, director at Huron. “Since all employees are paid through Workday, this technology and service delivery change impacts every user. It was, therefore, crucial to have a user-centric implementation process, with ongoing communication between academic and administrative units as we progressed through the transition and beyond.”

One of the key enablers of the UW’s success is the post-implementation support provided to ensure that administrators are familiar with the new technology. In addition to the development of user guides and how-to manuals, a dedicated team from Huron remained on-site to help users acclimate to the platform and perform their work. Successful enterprisewide technology adoption requires more than a stack of written directions; it demands high-quality support for the end users.

“The technology is only one part of the equation,” says Stephen Fulmer, director at Huron. “The complexity of digital transformations, especially with such a large university, more often centers around getting the technology to work for the people of that particular institution. Our goal is to see our partner succeed, not just that we got the software live.”

With the UW live on the Workday HCM technology and executing human resources functions within its new service delivery model, they are well-positioned for the future.