A comprehensive guide to e-procurement optimization and sustainment

Um guia abrangente para otimização e sustentação de compras eletrônicas

• Um forte sistema de compras eletrônicas é essencial no ambiente operacional de mudança de hoje.
• Além da simples conveniência operacional, ele deve desempenhar um papel fundamental no caminho de uma organização para a excelência estratégica.
• Uma abordagem abrangente para melhorar cuidadosamente sua compra eletrônica concentra-se em dois aspectos críticos: alinhamento imediato com seus requisitos operacionais atuais e inclusão proativa e adoção da funcionalidade mais recente.

A strong e-procurement system is essential in today's changing operating environment. Beyond simple operational convenience, it should play a key role within an organization’s path to strategic excellence. A comprehensive approach to carefully improving your e-procurement focuses on two critical aspects: immediate alignment with your current operational requirements and proactive inclusion and adoption of the latest functionality.

In the face of continuous industry pressure, the significance of assessing your procurement spend management functions cannot be overstated. Organizational leaders must prioritize reviewing the interplay between people, processes, and technology and foster a culture of ongoing optimization, innovation, and improvement.

Organizations often grapple with persistent challenges that impede the full realization of their system’s capabilities. Some common issues our clients encounter include:

• STASIS na evolução do sistema: Os ambientes de compra eletrônica em muitas organizações são frequentemente relíquias de seu início. Por exemplo, um sistema implementado em 2017 pode permanecer praticamente inalterado após o seu lançamento, resultando em uma plataforma estática que não reflete as melhores práticas ou avanços tecnológicos atuais - ancorando o processo de compra a uma era anterior e o progresso total. Os recursos não utilizados são ineficientes e caros.
• Unrealized ROI due to unused modules: Unused licensed modules signify a gap in achieving a full return on investment, as paying for unused features is inefficient and costly.
• Update inertia: The infrequency of updates leaves users without the latest enhancements and features that could streamline operations and drive efficiencies.
• Desalinhamento estratégico: Gap significativo geralmente existe entre as funcionalidades de compras eletrônicas e os objetivos estratégicos mais amplos da organização, levando a recursos mal utilizados e oportunidades perdidas para iniciativas estratégicas de compras.
• Redundências do processo: Etapas repetidas e desnecessárias nos processos de compras são comuns, desperdiçando tempo e recursos valiosos e reduzindo a eficiência geral. Muitas vezes, vemos grandes lacunas, onde os líderes de compras lutam para articular os benefícios e a lógica da adoção de sistemas de compras eletrônicas durante as transições do ERP local para soluções baseadas em nuvem. Especificamente, quando as organizações já têm uma compra eletrônica integrada ao seu ERP local e depois introduzem um sistema ERP em nuvem (como dia de trabalho ou Oracle), elas se vêem tendo que defender fortemente para manter sua solução de compras eletrônicas. Há uma clara oportunidade de diminuir os esforços e intervenções manuais, aumentando assim a eficiência do sistema de compras eletrônicas.
• Underutilized interoperability: Many organizations fail to capitalize on the interoperability of their systems. We often see major gaps where procurement leaders struggle to articulate the benefits and rationale of adopting e-procurement systems during transitions from on-premise ERP to cloud-based solutions. Specifically, when organizations already have e-procurement integrated with their on-premise ERP and then introduce a cloud ERP system (such as Workday or Oracle), they find themselves having to advocate strongly to retain their e-procurement solution. There is a clear opportunity to diminish manual efforts and interventions, thereby augmenting the e-procurement system’s efficiency.
• Déficit de integração tecnológica: O ritmo no qual as tecnologias emergentes avançam não se refletem nas capacidades de integração de muitos sistemas de compras eletrônicas, resultando em falta de agilidade e incapacidade de usar novas ferramentas que possam fornecer uma borda competitiva. Incorpore as ferramentas especificamente relevantes de inteligência artificial (IA) e automação de processos robóticos (RPA) podem melhorar o desempenho. Essa limitação restringe a utilização de funcionalidades de pesquisa mais contemporânea e de vários fornecedores e pertence as operações de compras eficientes. A chave para superar isso é a sustentação - uma abordagem consistente e estratégica para absorver e aplicar novas atualizações e funcionalidades à medida que se tornam disponíveis. Uma compreensão clara dessas novas funcionalidades e um mecanismo para alinhá-las às necessidades da organização podem revelar uma riqueza de soluções inexploradas para resolver os problemas existentes. A governança sobre o gerenciamento desses lançamentos é fundamental para garantir que a organização possa se beneficiar de cada atualização sem interromper o fluxo de trabalho existente.
• Supplier enablement stagnation: Organizations often struggle to scale the number of suppliers that offer catalogs, punchouts, and electronic connectivity for orders and invoices. This limitation restricts utilizing more contemporary, multi-supplier search functionalities and hampers efficient procurement operations.

In the post-go-live phase, organizations often struggle to keep pace with new information and updates released for their e-procurement systems. The key to overcoming this is sustainment — a consistent, strategic approach to absorbing and applying new updates and functionalities as they become available.

Overcoming information overload

Clients frequently find themselves inundated with updates, struggling to discern their relevance or effect on their specific operations. A clear understanding of these new functionalities and a mechanism to align them with the organization’s needs can reveal a wealth of untapped solutions to address existing problems.

Adopting and governing new releases

The capacity to adopt new releases requires a well-structured team that’s adept at understanding, vetting, and integrating new features. Governance around managing these releases is pivotal to ensure that the organization can benefit from each update without disrupting the existing workflow.

Utilizing internal customer insight

O envolvimento com as partes interessadas internas é vital. As organizações que não consultam seus usuários perdem informações valiosas que podem orientar a adaptação de novas mudanças. O feedback daqueles que interagem diariamente com o sistema é fundamental para identificar questões e implementar soluções que atendam às suas necessidades.

As we venture further into a landscape marked by rapid technological advancement and shifting workforce dynamics, leaders increasingly focus on nurturing a workforce that is efficient, productive, and with current and competitive skills to fulfill the expanding corporate agenda.

Skill development for the Força de trabalho moderna

Desenvolvimento de competências dos funcionários em áreas -chave como gerenciamento de relacionamento, sustentabilidade e análise de dados de fornecedores. Essas habilidades são os blocos de construção de uma estratégia de negócios robustos, permitindo que as equipes aproveitem as idéias orientadas a dados para obter melhores decisões e promover práticas sustentáveis ​​que estão cada vez mais se tornando mais cruciais. e a "grande resignação" à normalização do trabalho remoto. Essa nova realidade requer uma abordagem inovadora para o gerenciamento e desenvolvimento de talentos, garantindo que as equipes permaneçam coesas, motivadas e produtivas, independentemente de sua localização física. Ao criar cadeias de suprimentos robustas que podem suportar interrupções e se adaptar às mudanças com a agilidade. e recursos para cultivar relações profundas de fornecedores que podem produzir inovação colaborativa e sucesso compartilhado. Inovação. Iniciado

Navigating workforce disruptions

Functional leaders are at a crossroads, facing the dual challenge of nurturing talent amid widespread disruptions — from high turnover rates and the “Great Resignation” to the normalization of remote work. This new reality necessitates an innovative approach to talent management and development, ensuring teams remain cohesive, motivated, and productive, regardless of their physical location.

Strategic focus areas for procurement

Our research identifies five strategic focus areas to amplify procurement’s impact:

• Supply-chain resilience: Strengthen the backbone of procurement by building robust supply chains that can withstand disruptions and adapt to changes with agility.
• Innovative category value-creation: Reimagine the approach to category management by starting from zero-base design, ensuring that strategies are lean, focused, and primed for value generation.
• Supplier partnerships and innovation: Invest time and resources into cultivating deep supplier relationships that can yield collaborative innovation and shared success.
• Digital and analytics adoption: Accelerating the digitization of procurement processes is no longer optional but a necessity, enhancing remote work capabilities and artificial intelligence to automate routine tasks, improving decision making with predictive analytics, and uncovering new opportunities for innovation.
• Agile operating model transformation: Shift to an operating model that prizes agility to enable your procurement teams to respond swiftly to changing goals and market conditions, making resilience and flexibility the new norm.

By concentrating on these areas, procurement leaders can position their teams to thrive in the face of change.

Para iniciar efetivamente a sustentação, considere as seguintes estratégias:

• Analise o gasto e as transações do fornecedor: Realize uma comparação completa dos gastos e transações atuais do fornecedor com as capacidades das novas atualizações do sistema. Esta análise pode revelar oportunidades de otimização e eficiência. Compreender as especificidades de cada atualização pode identificar como eles podem servir seus processos existentes. Entenda os processos manuais em que dependem que podem ser potencialmente automatizados. Esse feedback pode servir como base para a melhoria e deve influenciar diretamente a priorização de novos recursos e atualizações. Ao olhar sempre para o futuro, você pode preparar sua equipe para antecipar mudanças, adotar proativamente novas funcionalidades e garantir que seu sistema de compras eletrônicas continue sendo uma ferramenta robusta e em evolução que cresce com o seu negócio. Primeira linha da inovação da indústria.
• Review release notes and resources: Study release notes, attend webinars, and utilize online resources to identify functionality gaps. Understanding the specifics of each update can pinpoint how they can serve your existing processes.
• Internal user community feedback: Gather feedback regularly from your internal user community. Understand the manual processes they rely on that could potentially be automated. This feedback can serve as a foundation for improvement and should directly influence the prioritization of new features and updates.
• Foster a forward-looking mindset: Encourage a culture of continuous improvement within your organization. By always looking to the future, you can prepare your team to anticipate changes, proactively embrace new functionalities, and ensure that your e-procurement system remains a robust, evolving tool that grows with your business.
• Work with a trusted partner: Working with a trusted partner with expertise in these domains to guide your organization through these transformations will ensure that your procurement capabilities are leading-edge and position you at the forefront of industry innovation.

Ao incorporar essas práticas na rotina da sua organização, você pode estabelecer um modelo de sustentação dinâmica que continue com avanços tecnológicos e os usa para impulsionar a melhoria contínua e a criação de valor.