Empower students by distancing from traditional financial aid

Admissões de ensino superior evoluíram dramaticamente, à medida que faculdades e universidades competem para oferecer uma experiência mais acolhedora, intuitiva e personalizada para os futuros alunos. O covid-19 pandemia ampliou as instituições de oportunidade que precisam transformar radicalmente a ajuda financeira de maneiras semelhantes. Entre março e setembro de 2020.

Physical distancing and other safety measures made the prospect of lining up in a financial aid office or meeting in person with counselors infeasible at a time when aid is needed most: More than half of U.S. financial aid administrators report that their institutions have seen an increase in professional judgment requests between March and September 2020.

À medida que mais estudantes consideram adiar sua educação devido à tensão econômica recente, há uma crescente urgência para se divorciar de ajuda financeira de sua posição tradicional de back-office, bem como restrições de tempo e local. Uma nova abordagem pode reposicionar o processo de ajuda financeira amplamente opaca e confundida a um que inspira os alunos a alcançar suas metas acadêmicas, pessoais e profissionais. Experiências

Institutions that deliver a digital, automated financial aid experience can make this process more accessible to a broader population of students and families, re-balance the amount of effort they spend on documentation, and empower students to make more informed decisions about their education.

Campus shutdowns in the spring of 2020 forced colleges and universities to adapt out of necessity. Rapid shifts to remote work and learning also created a forgiving climate that allowed institutions to embrace technology and expedite innovation in unprecedented ways. But bringing students, faculty and staff back to campus does not mean functions like financial aid should revert to a previous “normal.”

While social distancing mandates make a contactless financial aid process table-stakes for continuity of operations, a virtual financial aid experience designed to advance student outcomes can be a powerful differentiator at any time for institutions by:

• Increasing accessibility to students and families. Even when campuses are fully operational, waiting for an appointment at the financial aid office is not possible for every student or applicant. A digital-first financial aid model does not mean removing the human element from the process; it is a way to give students a choice over how they want to engage, be it in person, online or over the phone.
• Reduzindo a carga administrativa dos alunos e aprimorando a visibilidade. A divulgação automatizada que alerta os alunos quando novas informações são necessárias e onde os aplicativos estão no ciclo de revisão adiciona transparência ao que geralmente é um processo opaco. This creates a simpler, more welcoming experience for prospective students and lets current students refocus on academic activities that can help them graduate on time or minimize debt. Increased automation and integrations between back-office systems and data sources can minimize the manual effort students spend completing forms and hunting down specific information. Automated outreach that alerts students when new information is required and where applications are in the review cycle adds transparency into what is often an opaque process. This creates a simpler, more welcoming experience for prospective students and lets current students refocus on academic activities that can help them graduate on time or minimize debt.
• Delivering more proactive financial guidance. Similar to the healthcare industry’s evolution from managing illness to wellness and prevention, contactless financial aid can shift the aid team’s focus from offering transactional service to financial literacy and personalized guidance. Ao automatizar a verificação de documentos e outros processos manuais, os profissionais de ajuda financeira podem dedicar mais tempo à educação de estudantes e comunidades além do campus (por exemplo, escolas secundárias ou parceiros do empregador) sobre as opções de ajuda. Resultados. O objetivo é projetar uma experiência sem atrito que ajude os alunos a gastar mais tempo em tarefas que melhoram seus resultados acadêmicos e ajudam os funcionários a gastar mais tempo defendendo os alunos. Também é importante se preparar para como a automação afetará o ritmo e o foco das operações de ajuda financeira. As soluções digitais possibilitam que os escritórios processem volumes maiores de aplicativos instantaneamente e mais rapidamente sinalizam as exceções que exigem intervenção prática.

Transforming financial aid is not solely a matter of using automation to do the same things faster or at a lower cost, but also to do things differently to yield better results.

Rather than investing in solutions that digitize legacy analog processes, administrative leaders should re-imagine how financial aid offices function. The goal is to design a frictionless experience that helps students spend more time on tasks that improve their academic outcomes and helps employees spend more time advocating for students.

Before implementing new systems, leaders need to assess their current financial aid workflows to identify redundancies, understand where the process currently breaks down, and determine what information is truly needed when. It’s also important to prepare for how automation will affect the pace and focus of financial aid operations. Digital solutions make it possible for offices to process larger volumes of applications instantly and more quickly flag the exceptions that require hands-on intervention.

Dessas mudanças significativas na maneira como os escritórios de ajuda financeira funcionam exigirão uma re-arquiteta de como eles são realizados. Ao automatizar a maioria das tarefas tradicionais de verificação e revisão de aplicativos, alguns funcionários podem ser implantados para se envolver diretamente com estudantes e comunidades, resolver diferentes cenários de ajuda e construir relacionamentos com outras partes da instituição (incluindo admissões e escritórios de Bursar).

Os líderes precisarão reconhecer o quão abrupta é uma transição para funcionários que passaram anos se tornando especialistas em domínio em protocolos específicos. Os conselheiros de ajuda financeira orgulham -se de saber as respostas a perguntas complexas. A automação trará uma curva de aprendizado. Faculdades e universidades precisam de um plano para fornecer aos conselheiros o tempo, o espaço e o treinamento para se familiarizar com novas tecnologias, processos e responsabilidades no trabalho. Os funcionários precisarão entender a motivação e os objetivos dessas mudanças - e confiar em suas próprias capacidades - para oferecer o melhor serviço.

A experiência acadêmica é cada vez mais não linear: os alunos estão se aproximando do ensino superior como alunos ao longo da vida e não como clientes episódicos, aproveitando os caminhos alternativos e explorando credenciais além do grau tradicional. O modelo de ajuda financeira de hoje não é flexível o suficiente para apoiar a infinidade de possíveis cenários de estudantes que podem e ocorrerão no futuro. Acomodar um conjunto mais diversificado de possíveis alunos exige uma nova abordagem.

A promessa de ajuda financeira sem contato é capacitar mais estudantes a perseguir e cumprir seus objetivos de ensino superior. Quando o lado orientado a documentos dos processos de ajuda financeira existentes se torna sem toque, ironicamente, abre espaço para um engajamento mais alto. As instituições podem se concentrar no desenvolvimento de bem -estar financeiro atual e em potencial dos alunos, fornecendo informações e ferramentas rápidas e valiosas que esclarecem as opções que eles podem não ter considerado. Com essa abordagem, os alunos podem ver o processo de ajuda financeira não como uma barreira, mas como um facilitador vital para alcançar seus objetivos acadêmicos.

Nicole Engelbert é vice -presidente de desenvolvimento do ensino superior da Oracle.