Employing a ‘Digital Workforce’ in Higher Ed

Como a automação inteligente e a automação de processos robóticos podem beneficiar funcionários, estudantes e instituições

Restrições orientadas a 19 CoVID-19, matrículas tênues e aumento da concorrência agravam ainda mais as pressões financeiras que as universidades e as faculdades enfrentam. À medida que os líderes consideram seus melhores caminhos adiante através dessa crise, a automação inteligente e a automação de processos robóticos podem ajudar. Automatando e digitalizar tarefas repetitivas pode beneficiar estudantes, funcionários e instituições. O atrito da equipe afeta todos no campus, seja devido a cortes no orçamento, aposentadoria ou mudanças de emprego. Os funcionários restantes podem se sentir sobrecarregados, tarefas importantes podem ser depreciadas ou negligenciadas, e os alunos podem experimentar o apoio diminuído. A equipe de alívio das tarefas repetitivas pode liberar recursos humanos críticos para se concentrar em imperativos mais estratégicos, como a construção de relacionamentos com estudantes e doadores. A automação inteligente pode ajudar.

More than ever, colleges and universities must find ways to realize operational efficiencies and utilize staff more strategically. Relieving staff of repetitive tasks can free critical human resources to focus on more strategic imperatives, such as building relationships with students and donors. Intelligent automation can help.

Intelligent automation is an umbrella term for computer programs that are designed to mimic human behavior. Examples include robotic process automation (RPA), digital readers, conversation bots and artificial intelligence. It is a means for replacing repetitive human tasks with a “digital workforce” of software programs or “robots.” Intelligent automation can also help automate human processes by moving large datasets across multiple technology systems.

The impetus for considering intelligent automation may stem from pandemic constraints, such as complications with performing on-site manual tasks due to a remote workforce, or from natural attrition, such as retirements. Both situations present an opportunity for institutions to explore whether intelligent automation can absorb certain tasks or responsibilities and create increased efficiencies.

The spectrum of technology solutions that fall under the intelligent automation umbrella range in complexity from RPA software (which automates repetitive tasks) to more complex technologies such as artificial intelligence (which can evaluate massive amounts of data to evaluate patterns and, subsequently, execute actions).

Como o uso de automação inteligente continua a amadurecer com o tempo, muitas faculdades e universidades terão a oportunidade de obter vitórias de curto prazo, iniciando sua exploração dessas tecnologias com soluções de RPA menos complexas. A partir de lá, o ensino superior pode estabelecer uma base de tecnologias e capacidades de automação que, com o tempo, podem ser aproveitadas para implementar soluções mais avançadas (como recomendar caminhos de aprendizagem personalizados para os alunos) e obter benefícios transformadores. outros. Dados os custos da força de trabalho, a concorrência pelo talento e o aumento das expectativas das partes interessadas, as instituições estão re-imaginando como os funcionários podem alocar melhor seu tempo a tarefas e iniciativas estratégicas que aprimoram a missão e diferenciam a instituição. Por exemplo, dentro de uma função de contas a pagar, a equipe pode gastar um tempo significativo processando manualmente as faturas. Esse tempo pode ser melhor gasto em outras tarefas de alto valor, como realizar análises financeiras ou apoiar os esforços de inteligência de negócios. O retorno do investimento ao longo do tempo pode ser múltiplo, quantifiavelmente em horas de pessoa e qualitativamente, para aprimorar os dados e os recursos de relatório. Pode haver momentos em que já existe uma solução apropriada e o esforço para desenvolver uma nova automação não é do interesse da universidade.

Institutions have critical but repetitive and manual processes across many functions — accounting, finance, financial aid, admissions and others. Given workforce costs, competition for talent, and increased stakeholder expectations, institutions are re-imagining how staff members can better allocate their time to tasks and strategic initiatives that enhance the mission and differentiate the institution.

There are tangible ways that automation can relieve some of the burdens of human personnel. For example, within an accounts payable function, staff may spend significant time manually processing invoices. This time could be better spent on other high-value tasks such as performing financial analysis or supporting business intelligence efforts.

A properly designed digital workforce or RPA solution can complete in minutes daily tasks associated with invoice processing that typically take staff hours to complete. The return on investment over time can be manifold, both quantifiably in person-hours and qualitatively in enhancing data and reporting capabilities.

It is important to note that the use of RPA needs to be about the strategic application of technology to an institution’s ultimate mission and not about “using technology for technology’s sake.” There may be times when an appropriate solution already exists and the effort to develop a new automation isn’t in the best interests of the university.

Existem muitas soluções de fluxo de trabalho que automatizam processos de aprovação simples, onde a funcionalidade de automação direta já está "assada" em muitas ferramentas de software, como o roteamento automatizado de emails no Microsoft Outlook. Portanto, é útil explorar primeiro se uma solução já existe, em vez de investir energia no desenvolvimento da RPA para executar as mesmas tarefas.

O uso mais eficaz da automação envolve alinhá -la com a estratégia institucional. Para ilustrar o ponto, uma faculdade ou universidade pode querer melhorar as taxas de retenção de estudantes. Em vez de amarrar o tempo valioso da equipe, respondendo a perguntas rotineiras, uma solução automatizada e econômica (como um chatbot integrada) poderia ser usada para interagir com os alunos, fornecendo respostas em tempo real a perguntas simples e resolvendo solicitações simples.

O chatbot também pode capturar as solicitações mais comuns em um Data Lake analítico para fornecer liderança com análises para identificar os interesses dos alunos ou onde eles podem estar em risco. Esses resultados também podem estabelecer a base para a mineração de processos digitais e gerar eficiências adicionais de processo ou desenvolver inteligência de negócios relacionada à retenção de estudantes.

Entre outros benefícios, a automação pode suportar necessidades de envolvimento dos alunos matriculados e prospectivos, adicionando capacidade crítica para limitar a equipe de serviços dos alunos e aumentar as métricas de inscrição e retenção. Quando projetado bem, soluções avançadas de automação inteligentes, como inteligência artificial e aprendizado de máquina, podem apoiar a liderança no desenvolvimento de abordagens e modelos orientados a dados para obter mais sucesso do aluno. Esses eventos fornecem junções lógicas para as instituições considerarem o papel que a automação inteligente pode desempenhar na melhoria da eficiência operacional e na melhoria do apoio do aluno. O RPA geralmente serve como um ponto de partida lógico e econômico. Quando alinhado com uma estratégia institucional, a RPA pode permitir que faculdades e universidades sirvam melhor os constituintes, melhorem as operações e entregam informações que informam a missão.

Staffing changes at many universities, whether in response to COVID-19 financial constraints or to natural attrition, can serve as an impetus for broader change. These events provide logical junctures for institutions to consider the role that intelligent automation can play in improving operational efficiencies and improving student support. RPA often serves as a logical and cost-effective starting point.

Institutions can drive tactical efficiencies during resource-constrained times and create strategic advantages by starting with less complex intelligent automation solutions such as RPA. When aligned with an institutional strategy, RPA can enable colleges and universities to better serve constituents, improve operations and deliver insights that inform the mission.

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