Lessons From a University Health System's Cloud Journey

O Sistema de Saúde da Universidade do Kansas (TUKHS) embarcou em uma jornada para implementar uma solução de planejamento de recursos corporativos (ERP) baseada na nuvem (ERP). Ao longo de dois anos, a TUKHS concluiu com sucesso uma implementação completa com Huron como consultor. Indo além dos objetivos de estar dentro do prazo e do orçamento, o TUKHS simplificou operações e o aumento da economia. Como os líderes do TUKHS se aproximaram dessa implementação completa e que lições eles aprenderam ao longo do caminho?

For The University of Kansas Health System (TUKHS), an academic medical center encompassing facilities in Kansas City, Great Bend, Hays, Larned and Topeka, Kansas, nothing is more critical than ensuring access to quality care for patients. The enterprise systems supporting this care needed to reflect that.

O Legacy Enterprise Business Management Suite que Tukhs usava há mais de 20 anos estava desatualizado-com backups e atualizações que precisam ser feitas no local. Os processos eram manuais e muitos ainda eram baseados em papel. Além disso, tendo adquirido clínicas rurais e hospitais ao longo dos anos, os TUKHs não conseguiram obter economias de escala e integração, devido a diferentes sistemas de ERP. Com o seu principal sistema legado, o Tukhs queria aproveitar a oportunidade para evoluir e otimizar as operações em um novo sistema. A primeira parte foi uma fase de leitura de avaliação, determinando as necessidades e requisitos exatos de um novo sistema. Quando chegou a hora de selecionar um fornecedor e um consultor de implementação, Tammy Shepherd, diretor do programa ERP da TUKHS, sabia que a equipe precisava de um sólido colaborador para ajudá -los a implementar a solução.

It was a multistep process. The first part was an assessment-readiness phase, determining a new system's exact needs and requirements. When it came time to select a vendor and an implementation adviser, Tammy Shepherd, the ERP program director at TUKHS, knew that the team needed a solid collaborator to help them implement the solution.

"Para usar uma analogia, estávamos usando um telefone fixo de discagem rotativa e estávamos recebendo o modelo mais novo do iPhone", disse Shepherd. “O que precisávamos era de um parceiro com imenso conhecimento em saúde que pudesse nos ajudar no gerenciamento de mudanças. Não queríamos continuar fazendo as coisas da maneira que costumavam ser; queríamos um novo começo com novos processos automatizados.”

Tukhs envolvido com Huron para a fase inicial de prontidão. Devido às fortes relações cultivadas entre as equipes, a TUKHS manteve seu relacionamento com Huron durante todo o processo, trabalhando com a consultoria para selecionar o Workday como fornecedor de ERP em nuvem e implementar a solução completa.

Muitas organizações decidem implementar um único sistema primeiro e depois criar o módulo completo da Suite One por vez. Sabendo que eles teriam que implementar o sistema em vários campi e hospitais, os líderes do Tukhs não queriam ir e voltar com as integrações. Eles decidiram fazer uma implementação em dia de trabalho total de uma só vez, abrangendo recursos humanos, folha de pagamento, finanças, cadeia de suprimentos e orçamento. Durante o projeto de 18 meses, o TUKHS passou por diferentes estágios, determinando o sucesso por meio de várias medidas e envolvendo práticas eficazes de gerenciamento de mudanças para garantir um retorno suave às operações.

Durante todo o processo, Tukhs e Huron se envolveram em transferências de conhecimento intencional para garantir que o TUKHS fosse criado para o sucesso e sabia o que esperar quando a implementação estivesse concluída. Essa transferência de conhecimento envolveu uma avaliação do conhecimento da equipe e da educação adicional se fossem encontradas áreas que faltavam nas informações necessárias.

Apesar dos desafios de trabalhar em meio a uma pandemia, a implementação foi amplamente bem -sucedida. Ao encerrar os 18 sistemas legados, a TUKHS economizou US $ 2,5 milhões anualmente. A equipe reduziu mais de 2.100 relatórios personalizados para 400 e removeu todos os processos em papel. No geral, os funcionários da TUKHS agora estavam menos isentos e tinham acesso de autoatendimento a transações e informações do dia de trabalho. A equipe também teve sucesso de maneiras mais qualitativas.

"Nossos objetivos número um eram ininterruptos de atendimento ao paciente e trabalhadores recebendo seus contracheques. Poderíamos lidar com todo o resto. Operações hospitalares continuaram e todos foram pagos - para mim, isso já foi sucesso", disse Shepherd. “From an external perspective, though, Workday told us that we were the most successful full suite implementation of our size. That felt good to hear.”

When asked what wisdom she would pass on to another health system undergoing a similar implementation, Shepherd offered the following advice: “Choose your implementation partner wisely. If you're wanting change management as we did, then engage with a partner that has that expertise and can evolve operations with you. Make sure Você tem uma forte governança em toda a sua equipe funcional. ”

Tukhs obteve eficiências operacionais, envolvidas em relatórios consistentes, habilidades otimizadas da equipe e maior colaboração por meio de sua implementação em dia de trabalho. Ao usar tecnologia flexível que pode ser adaptada para o futuro, os TUKHs podem continuar a se concentrar em sua missão de fornecer um excelente serviço, atendimento ao paciente e educação à sua comunidade e além.