Section 117: Ensuring Compliance Through Systems and Processes

À medida que o escrutínio sobre o financiamento de presentes aumenta, as instituições são desafiadas a gerenciar a complexidade dos requisitos de relatório da Seção 117. As instituições devem considerar as decisões sobre os sistemas e processos em vigor para apoiar a conformidade com este regulamento.

Para avançar os esforços na mitigação de riscos e o potencial de não conformidade ou subnotificação ao Departamento de Educação, as instituições podem considerar as seguintes sugestões, o que pode ajudar a desenvolver uma abordagem estratégica de longo prazo para relatórios institucionais de presentes estrangeiros e conformidade com o Departamento de Educação Seção 117. Governança: Estabeleça um Comitê de Aceitação de Presentes e Contratos em toda a instituição. A aceitação do presente e do contrato da instituição ...

A governança inclui o sistema e os processos pelos quais uma organização é direcionada, controlada e responsabilizada. O Comitê de Governança de Aceitação de Presentes e Contratos da Instituição criará as regras e limites dentro dos quais a evolução contínua pode ocorrer. The committee must be granted the authority to create a leadership structure, define and establish roles and responsibilities, guide the direction of gift and contract acceptance with the institution's best interests in mind, and hold the institution accountable for adhering to enacted standards.

The committee should consider including broad and diverse representation, as well as faculty representation, from across the institution, including administrative offices such as legal, compliance and risk, the O Escritório do Controlador, o escritório central responsável por relatar informações institucionais e outros escritórios que aceitam presentes e celebram contratos com qualquer fonte em nome da instituição, conforme mencionado na próxima seção.

There are likely many offices across the institution that enter into contracts and/or receive gifts from a variety of sources on behalf of the institution. Visibility into the gift and contract activity through centralized oversight and collaboration can ensure these sources (and potential points of risk) are appropriately cataloged and reported.

Establishing a position responsible for data ownership and compliance (i.e., data steward) within each of these distributed offices will enhance transparency, improve collaboration, guarantee appropriate data collection, and continue to advance the institution’s compliance plan.

As a representative on the governance committee, the data steward will manage communications and knowledge sharing between the office and the governance committee to safeguard awareness on both sides. This dual approach of transparency and oversight will ensure that gift and contract source naming standards are met to accurately aggregate gift and contract totals to comply with the $250,000 threshold.

Technology can offer solutions to mitigate risk and streamline the data collection and reporting process. Once governance for the appropriate identification of foreign sources, the recording of entity information (e.g., naming standards, aliases, global IDs, etc.), and determining gift and contract values has been established, mechanisms for easily coding records, aggregating information and creating reports can be built.

Institutions are already leveraging technology for the management of gifts and contracts, though opportunities exist for technology to resolve systemic challenges and reduce the administrative burden when reporting on these institutional activities.

• Data collection: As mentioned, functionality (e.g., granular security and privacy features, customizability, etc.) for appropriate data collection may cause some institutions to develop workarounds and out-of-system solutions to record relevant donor information when their core systems cannot accommodate their needs (such as tracking anonymous donors). This could have unfavorable impacts, including significant manual reconciliation and analysis of reports when aggregating information from distributed systems. Modern information systems enable robust configuration capabilities, mobilizing enhanced security of donor information, and allow institutions to track and report on relevant information within the system.
• System integration and reporting: More capable information systems can facilitate centralizing and digitizing operations into a single platform to support real-time, dynamic reporting processes. When aggregating information from distributed systems across the institution for activities such as reporting on Section 117, leaders should focus on opportunities that increase efficiency and reduce risk via integrations. If cloud-based systems are a possibility, additional benefits such as collaboration functionality, work-from-anywhere capabilities and powerful in-system reporting tools may also reduce response time, increase accuracy and mitigate additional risks with regulatory reporting requirements.

Dadas possíveis mudanças legislativas na Seção 117, as instituições podem muito bem substituir maneiras familiares de registrar e rastrear a aceitação de presentes estrangeiros e os relatórios de contratos. Para atender a essas demandas crescentes e garantir a conformidade, as instituições podem desenvolver uma abordagem estratégica de longo prazo e intencional, considerando as seguintes perguntas-chave:

• Identificamos todas as fontes estrangeiras de renda em nossa instituição? Mecanismos de governança de presentes e contratos em vigor para simplificar a coleta e os relatórios de dados?
• Do our gift intake forms allow donors to declare their international status?
• Does our institution have a foreign campus or satellite location?
• Are there effective gift and contract governance mechanisms in place to simplify data collection and reporting?
• Identificamos um coordenador central para coletar informações de presentes e contratos estrangeiros em toda a instituição para fins de relatório? é apenas um componente de uma conversa maior. Os líderes de ensino superior também devem discutir o envolvimento compatível com as instituições com parceiros de negócios internacionais e participação mais ampla em atividades estrangeiras. Além dos relatórios de presentes e contratos estrangeiros, o gerenciamento de um programa abrangente e de conformidade em influência estrangeira em toda a instituição deve apresentar instituições com amplas capacidades para administrar outras atividades relacionadas a presentes e contratos.
• Do our information systems adequately support our efforts to efficiently and effectively capture and report our institutional data assets?
• Are our current management systems able to adapt to unforeseeable changes of existing regulations?

Foreign gift reporting is just one component of a larger conversation. Higher education’s leaders should also be discussing their institutions’ compliant engagement with international business partners and broader participation in foreign activities. In addition to foreign gift and contract reporting, managing a comprehensive, institutionwide foreign influence compliance program should present institutions with broad capabilities for administering other gift and contract-related activities.

Huron colaborou com muitas instituições para desenvolver estratégias para enfrentar suas operações comerciais e desafios de conformidade. Aproveitamos a profundidade e a amplitude de especialização de nossos consultores em operações de ensino superior de toda a nossa organização para otimizar nossa abordagem às necessidades específicas de cada instituição. Para obter mais informações sobre atividades estrangeiras em pesquisa, visite nossa biblioteca de recursos de conformidade com conformidade de pesquisa de pesquisa.Research Compliance Resource Library.