Novos insights de progresso acadêmico digital levam a uma experiência de aconselhamento mais significativa
O caminho para cumprir um diploma universitário está se tornando cada vez mais complexo. A jornada de um aluno para concluir um diploma pode mudar com o tempo e ser um desafio para muitos. Os alunos frequentemente reavaliam em que grau buscar ou aulas para fazer, refinar seus interesses de carreira, perceber que suas notas afetam os planos ou descobrem que a vida às vezes coloca as luminosas em seu caminho. Pode ser um divisor de águas para o aluno - e um diferencial importante para faculdades e universidades.
For these reasons and more, academic advising is crucial to a student's educational experience. It can be a game changer for the student — and a key differentiator for colleges and universities.
O processo de aconselhamento no Smith College, uma das maiores e mais antigas faculdades femininas do país, é genuinamente holístico. A liderança promove uma cultura colaborativa que incentiva todos os membros do corpo docente e da equipe a servir como consultores de estudantes.
Cada ano de aula é supervisionado por um reitor de classe responsável pelo programa acadêmico geral daquele ano, os membros do corpo docente fornecem aconselhamento personalizado a todos os alunos, e vários recursos abundam, incluindo um centro de redação e um centro de aprendizado quantitativo.
O currículo de Smith também é muito aberto, com poucos cursos necessários para graduação oferecidos em 50 áreas de estudo. Essa abordagem de mente ampla é intencional: Smith quer que os alunos aprendam sobre muitas áreas de busca intelectual e variados de carreira; Os alunos são incentivados a procurar aconselhamento de tantos recursos no campus quanto possível antes de declarar um grande. "Um desafio significativo para nós é garantir que as pessoas tenham acesso a dados que possam apoiar melhor os alunos", disse Samantha Earp, vice -presidente de tecnologia da informação e diretor de informações do Smith College. “Enquanto pensamos nas maneiras pelas quais usamos a tecnologia nos próximos dois anos para professores, funcionários e alunos, há muita ênfase no aconselhamento.”
As a result, students can explore various degree programs and form relationships with multiple formal and informal advisers across campus. “A significant challenge for us is ensuring that people have access to data that can better support students,” said Samantha Earp, vice president for information technology and chief information officer at Smith College. “As we think about the ways we use technology over the next couple of years for faculty, staff, and students, there is a lot of emphasis on advising.”
Adotando uma abordagem digital para inovar o Afretending
Em 2019, Smith Collaborou com Huron para implementar o Workday Student, um dos alunos da Grena de Genania. Antes de trazer Huron a bordo, não havia recursos técnicos para apoiar o processo de aconselhamento de Smith. Por exemplo, os registros do progresso geral de um aluno para atender aos requisitos de graduação, também chamados de auditorias de graus, foram baseados em papel.
Para colocar esses registros na nuvem e torná -los acessíveis aos alunos, professores e funcionários em tempo real, Smith usou a funcionalidade de progresso acadêmico no aluno do dia de trabalho para criar um relatório de progresso acadêmico eletrônico. Uma ferramenta vital para planejamento acadêmico e seleção de cursos, o relatório auxilia estudantes e consultores a navegar nos requisitos curriculares e rastrear o avanço dos alunos, integrando os requisitos de graduação no catálogo da Smith College com o curso de um aluno em dia de trabalho. "Com essas novas ferramentas, podemos fornecer muito mais contexto para que os alunos possam ir além dos aspectos mecânicos da conclusão de graus, como quais cursos se registrar, para conversas significativas sobre o caminho que um aluno pode seguir e o que é mais benéfico para eles", acrescentou Earp. Juntamente com Huron, alcançamos objetivos importantes, garantindo que todo aluno tenha as informações e conselhos certos no momento certo. ”
The goal of the academic progress report is to strengthen the relationship between adviser and student and improve the academic experience. “With these new tools, we can provide a lot more context so that students can move beyond the mechanical aspects of degree completion, such as which courses to register for, to meaningful conversations about the path a student might take and what's most beneficial to them,” added Earp.
Together with Huron, we have achieved important goals around ensuring every student has the right information and advice at the right time.”
- Samantha Earp, vice -presidente de tecnologia da informação e diretor de informações do Smith College, Smith College
Com uma meta tão transformadora à vista e informações sobre até 1.000 cursos para inserção, era importante que Smith estabelecesse prioridades para o lançamento. "Começando do zero, trabalhamos com a equipe do projeto Smith para direcionar a funcionalidade e estabelecer uma linha do tempo [que alinhou] o calendário acadêmico", disse Raghu Chagarlamudi, diretor administrativo da Huron. Isso incluiu um profundo mergulho para entender a jornada do aluno desde o primeiro ano até a graduação e criar um painel de experiência do aluno para orientar os principais marcos e testar e refinar o Relatório de Progresso Acadêmico.
Uma mudança de cultura
Working closely with students and campus leadership, Huron discovered that paper-based forms were ingrained in the Smith culture. For example, students must complete a Program of Study Declaration Form to declare a major. Taking a photo in front of the school gates while holding a completed form with multiple wet signatures from various advisers was a beloved ritual for Smith students.
Ao estabelecer um novo processo para relatórios de progresso acadêmico, Huron colaborou com a equipe de gerenciamento de mudanças Smith para garantir a adesão de professores e funcionários e comunicar os méritos da entrega eletrônica. Apenas um ciclo de graduação nessa transição, Smith relata que o feedback de estudantes, professores e funcionários tem sido muito positivo, e eles continuam a refinar o processo para melhor atender às necessidades dos alunos. “Estamos ansiosos para ver como as novas ferramentas de aconselhamento evoluem e quais novos ritos e rituais de estudantes surgem de se tornar digital.”
“Cultural transformation is an exciting outcome of change,” added Earp. “We look forward to seeing how the new advising tools evolve and what new student rites and rituals arise from going digital.”