Prepare For The Cloud: Redesign Your Chart of Accounts

À medida que as instituições de ensino superior começam a planejar a Mudar para a nuvem, muitos acham que redesenhar o gráfico de contas - a estrutura básica usada para registrar transações financeiras - é um primeiro passo crítico para perceber completamente os benefícios da mudança. Esse princípio financeiro fundamental serve não apenas como um meio para organizar receitas, ativos e passivos, mas também como base para rastrear e gerenciar as finanças dos muitos fundos, programas, atividades e projetos da instituição. Por fim, um forte gráfico de contas ajuda a gerar uma imagem financeira clara em todos os níveis de uma universidade. Como o gráfico de contas é a base da estrutura contábil e de gestão financeira de uma instituição, uma fundação abrangente fornece uma base para o estabelecimento de uma estrutura financeira robusta. Essa fundação define a universidade para o sucesso com maior transparência e visibilidade em todas as atividades financeiras departamentais. O arquiteto avalia todos os detalhes para criar um edifício totalmente funcional para seus ocupantes. Desde a determinação da localização das estradas de acesso até quantos andares, laboratórios, elevadores, salas de aula e janelas são necessárias, um plano ajuda engenheiros e contratados a dar vida ao design. Durante o processo, a administração e os departamentos do campus fazem trocas que levam a um novo prédio como "casa" do campus. A discussão e a colaboração envolvidas no processo de planejamento resultam em um novo edifício seguro, durável e útil. É necessário um nível semelhante de detalhe e colaboração para projetar um gráfico de contas eficaz e bem -sucedido, permitindo que um sistema universitário prospere no de hoje

Realizing the benefits of a new cloud system starts with setting a solid foundation. Since the chart of accounts is the underpinning of an institution's accounting and financial management structure, a comprehensive foundation provides a basis for establishing a robust financial structure. This foundation sets the university up for success with greater transparency and visibility across all departmental financial activities.

Think of this process in the way an architect would when designing a new building on campus. The architect assesses every detail to create a building that is fully functional for its occupants. From determining access road locations to how many floors, labs, elevators, classrooms and windows are needed, a blueprint helps engineers and contractors bring the design to life. During the process, campus administration and departments make tradeoffs that lead to a new building as its campus "home." The discussion and collaboration involved in the planning process result in a new building that is safe, durable and useful. A similar level of detail and collaboration is required to design an effective and successful chart of accounts, enabling a university system to thrive in today's cenário competitivo do ensino superior. bem -sucedido.

Follow these steps to begin redesigning your chart of accounts:

1. Develop guiding principles to inform the overall design of the chart of accounts. Describe the high-level goals and objectives, and fundamental principles that must be met in order for the final chart of accounts structure to be successful.
2. Crie um inventário de quais departamentos estão rastreando no sistema contábil atual e nos sistemas de sombra.  In your inventory, identify details in the chart and how best to capture that information.
3. Develop and share a proof of concept with stakeholders.  Discuta essa prova inicial de conceito com um amplo grupo de pessoas em todo o campus para coletar feedback. Este exercício ajuda a garantir que o novo sistema financeiro atenda às necessidades das partes interessadas.
4. Implemente uma estratégia de gerenciamento de mudanças. Essa entrada é fundamental para garantir que o novo gráfico de contas atenda às amplas necessidades de gerenciamento contábil e financeiro. Desenvolva uma estratégia de comunicação para informar os constituintes do campus sobre as mudanças e seus benefícios para incentivar a adoção e aceitação. Ao iniciar sua transformação em nuvem, entenda os benefícios de ter a estrutura contábil correta e reservar um tempo para planejar um novo gráfico de contas. Esta fundação definirá sua instituição para o sucesso, pois nossa aparência colhe os benefícios do seu investimento em nuvem. Implementing a new chart of accounts requires buy-in and input from faculty and staff. This input is paramount to ensuring the new chart of accounts addresses the broad needs of accounting and financial management. Develop a communication strategy to inform campus constituents of the changes and their benefits to encourage adoption and acceptance.

Moving to the cloud will modernize your campus and benefit your stakeholders in many ways. As you begin your cloud transformation, understand the benefits of having the right accounting framework and take the time to plan a new chart of accounts. This foundation will set your institution up for success as our look to reap the benefits of your cloud investment.