em breve
No webinar de Huron com Heug, a Universidade Vanderbilt compartilhou suas lições aprendidas e técnicas que os líderes institucionais podem aproveitar para executar uma implementação suave da nuvem Oracle. As universidades devem considerar ao se mudar para a nuvem. A Heug é um grupo de usuários da Oracle para profissões de tecnologia de ensino superior que facilita o compartilhamento de idéias, informações e experiências entre seus membros.
Huron, in partnership with the Higher Education User Group (HEUG), led a four-part webinar series to share best practices and methodologies universities should consider when moving to the cloud. HEUG is an Oracle user group for higher education technology professions that facilitates the sharing of ideas, information and experiences among its members.
Parte Dois da série Webinar destaca como a Universidade Vanderbilt executou uma implementação suave da Oracle Cloud e as lições aprendidas ao longo do caminho.
Técnicas de nuvem e lições da Universidade Vanderbilt aprendidas
na Universidade de Vanderbilt, Joshua Vincent, diretor sênior no Escritório de Otimização de Processos e Sistemas, trabalhou com Huron. Como as implementações em nuvem são diferentes das implementações no local, elas vêm com um conjunto único de desafios. Gerenciamento de mudanças eficaz eVivek Cherian, director at Huron, to execute the institution’s cloud implementation. Because cloud implementations are different from on-premise implementations, they come with a unique set of challenges. Effective change management and Transformação do processo de negócios são cruciais para o sucesso da implementação. Leia as três lições que Vanderbilt aprendeu ao fazer a transição para
Vincent and Cherian joined Huron for a webinar, Best Practices for Executing a Successful Cloud Implementation, where they shared lessons learned and techniques that institutional leaders can leverage to execute a smooth implementation. Read the three lessons Vanderbilt learned as they transitioned to Oracle Cloud. Os projetos da Oracle Cloud, por exemplo, são orientados a soluções e não orientados a requisitos. Uma abordagem orientada a solução é quando as organizações começam com o que a nuvem oferece e, em seguida, trabalha para personalizá-la com base em necessidades específicas. "Queríamos evitar a probabilidade de fluência do escopo da abordagem orientada aos requisitos", disse Vincent. Eles também queriam evitar possíveis barreiras ao processamento de transações que enfrentaram no passado porque adotaram muitos requisitos. "Essa abordagem tem sido valiosa para nós e é expandida além dessa implementação", disse Vincent. Vanderbilt formou grupos de trabalho, tendo de seis a 10 grupos de trabalho a qualquer momento, o que foi crucial para o seu sucesso.
Lesson One: Adopt a Solution-Driven Approach
Institutions should establish a mindset of future-focused process design and openness to role and responsibility changes. Oracle Cloud projects, for example, are solution-driven rather than requirements-driven. A solution-driven approach is when organizations begin with what the cloud offers and then work to customize it based on specific needs.
Vanderbilt adopted a solution-driven approach. “We wanted to avoid the scope creep probability of the requirements-driven approach,” Vincent said. They also wanted to avoid potential barriers to processing transactions that they faced in the past because they adopted too many requirements.
To earn stakeholder support, Vanderbilt hosted town halls where the vice chancellor explained the approach and why internal user input was not solicited. “This approach has been valuable for us, and it's expanded beyond just this implementation,” Vincent said.
Lesson Two: Leverage Cross-Functional Design
Workgroups
Workgroups are teams established to consider upstream/downstream impacts and to define future state business needs related to complex cross-modular functions. Vanderbilt formed workgroups, having as many as six to 10 workgroups at any given time, which was crucial to its success.
O desenvolvimento de grupos de trabalho com um mandato e a linha do tempo específicos nos ajudaram a focar nossos esforços e a seguir em frente. ” —Joshua Vincent, Universidade Vanderbilt
Vincent e sua equipe deram a cada grupo de trabalho exigir com prazos para mantê -los no caminho certo e o projeto em movimento. Os grupos de trabalho consistiam em representantes das áreas financeiras centrais, gerenciamento de RH e projetos, bem como as partes interessadas afetadas. "É importante manter os canais de comunicação abertos e formar grupos de trabalho conforme necessário, onde as pessoas podem se sentar e conversar sobre essas necessidades multifuncionais", disse Cherrian.
“Developing workgroups with a specific mandate and timeline helped us focus our efforts and move forward,” Vincent said.
Workgroups should be formed early in the process and be inclusive rather than exclusive. “It’s important to keep communication channels open and form workgroups as needed, where people can sit down and talk through those cross-functional needs,” Cherian said.
Aqui está como o Vanderbilt gerenciou seu processo de grupo de trabalho:
Lição três: teste mais que a tecnologia
As instituições devem abordar todos os aspectos da configuração e testes com um ângulo de processo de negócios. Isso significa testar tudo - mais do que apenas a tecnologia. A estratégia de teste na Vanderbilt consistia em dois componentes principais: pilotos da sala de conferências (PRCs) e teste de integração do sistema. O primeiro foi baseado nos valores preliminares coletados durante os grupos de trabalho. Testar os processos de negócios na primeira rodada de CRPs revelou maneiras pelas quais a Vanderbilt poderia entender como melhorar ainda mais a configuração, que eles testaram com cenários mais complexos na segunda rodada de CRPs. O processo repetiu para a terceira e última rodada, com dados e sugestões aprimorados. “Huron recomenda pelo menos duas rodadas de CRPS.”
Conference Room Pilots
Vanderbilt hosted three rounds of CRPs. The first was based on the preliminary values gathered during the workgroups. Testing the business processes in the first round of CRPs revealed ways Vanderbilt could understand how to further enhance configuration, which they then tested with more complex scenarios in the second round of CRPs. The process repeated for the third and final round, with improved data and takeaways.
“Each project or each institution will have to decide how many rounds of CRPs it needs to feel comfortable with these foundational business processes,” Cherian said. “Huron recommends at least two rounds of CRPs.”
Teste de integração do sistema
Como implementações de nuvem bem -sucedidas são evolutivas e integrativas, uma estratégia de teste abrangente é essencial. Para a implementação da nuvem da Vanderbilt, a equipe testou os fluxos de ponta a ponta usando vários processos de negócios Para cada processo de negócios, os membros da equipe funcional desenvolveriam cenários relevantes para seu papel. A lista de cenários cresceu e Vanderbilt usou um software de gerenciamento de projetos dedicado para documentar scripts detalhados para recriar as etapas necessárias para executar as tarefas em cada cenário. with the latest configurations and converted data.
They used the business processes to guide how many scenarios they would test. For each business process, the functional team members would develop scenarios relevant to their role. The list of scenarios grew, and Vanderbilt used a dedicated project management software to document detailed scripts to recreate the steps needed to perform the tasks in each scenario.
Vanderbilt aprendeu as chaves para uma implementação bem-sucedida exigia uma abordagem acionada por solução, design multifuncional e um processo de teste que foi além dos requisitos apenas de tecnologia. Autor