Prepare for the Cloud: Process Mapping for Business Transformation

Quando Huron fez uma parceria com o grupo de usuários do ensino superior (Heug) para realizar uma série de webinars sobre a prontidão em nuvem, perguntamos ao nosso público se seus processos de negócios estavam documentados. Não era uma pergunta ociosa. A maioria dos entrevistados admitiu que menos da metade dos processos de negócios em todos os seus departamentos definiu proprietários de processos ou segue uma abordagem consistente. 

Para uma faculdade ou universidade que se prepara para a transformação dos negócios como parte de uma implementação em nuvem, isso constitui um desafio substancial para a equipe do projeto. Isso ocorre porque imaginar o estado futuro usando a funcionalidade entregue é substancialmente mais difícil se as necessidades das empresas não estiverem documentadas ou são inconsistentes. A magnitude da mudança de impacto e, portanto, o gerenciamento de mudanças também aumenta exponencialmente. Algumas diretrizes úteis para definir um processo de negócios incluem:

Defining Business Processes

I've learned that it is important to collectively define what the term business process means for your institution.

A business process is a series of activities that have a specific beginning or trigger and lead to a specific end or outcome. Some useful guidelines for defining a business process include:

• Um processo é uma coleção de tarefas inter -relacionadas, transações e decisões do sistema que funcionam em uma sequência lógica para atingir um objetivo ou resultado final. Resultado.
• In order to launch, a business process requires a trigger, such as a request or an event.
• To qualify as a business process there should be a clear relationship between trigger and outcome.
• Um processo de negócios deve ser descrito por um verbo e um substantivo singular. Os exemplos incluem: gerar uma declaração, processar uma fatura, postar uma cobrança no livro geral, contratar um funcionário e descrições similares.
• Um processo de negócios não é O ato de gerenciar uma pessoa ou uma série de processos, nem é o mesmo que fornecer um serviço ou uma atividade em andamento, como responder a uma ligação ou reunião com a equipe. 

Most often, a business process focuses on meeting the needs of an institution or delivering a service that fulfills a need. 

Além da definição

Atendendo às necessidades institucionais requer uma abordagem metódica e colaborativa para processar o mapeamento. No contexto de uma implementação em nuvem, o mapeamento de processos de negócios refere -se às atividades envolvidas no mapeamento de recursos do sistema entregue para atender às principais necessidades de negócios da instituição. O desenvolvimento de um plano que explica as etapas a seguir é central para o sucesso:

• Crie um inventário de todos os processos de negócios atuais. Embora uma análise de estado atual detalhada não seja necessária, o primeiro passo para a transformação dos negócios é entender todos os processos de negócios que ocorrem no campus. Certifique-se de capturar informações adicionais sobre esses processos, como a identificação dos negócios principais precisam impulsionar o processo, os sistemas em uso, papel e formulários eletrônicos envolvidos, fluxos de trabalho e aprovações necessárias, consistência do processo em toda a instituição e detalhes semelhantes. 
• Entenda a funcionalidade pronta para uso. Também é importante entender como inserir uma requisição ou inserir uma transferência de funcionários no sistema antes de imaginar como será o processo de negócios da sua instituição.   It’s important to “unbox” the Cloud application and learn how basic transactions are completed in the system. It’s also important to understand how to enter a requisition or enter an employee transfer in the system before you imagine how your institution’s business process will look.
• Identify any manual steps that must be completed outside the system. Mapping an end-to-end business process for your institution requires identifying the various manual steps and handoffs that contribute to the entire process, from trigger to outcome.  
• Defina os participantes do processo de negócios. Isso ajuda os líderes de negócios a visualizar a futura organização do estado e os papéis e responsabilidades dos indivíduos que desejam participar do processo, bem como acelerar o design de segurança do sistema. It's critical to identify those responsible for completing the steps of a business process map. This helps business leaders envision the future state organization and the roles and responsibilities of the individuals they want to participate in the process, as well as expediting system security design.
• Definir índices de desempenho, políticas e padrões. Nesse contexto, é essencial definir padrões de desempenho e identificar os principais indicadores que capturam os benefícios previstos pela instituição. Contas In addition to facilitating rapid transaction processing, data consolidation and reporting, cloud technology offers institutions the opportunity to benefit from continuous improvements through regular software enhancements. In this context, it’s essential to define standards of performance and identify key indicators that capture the benefits anticipated by the institution.

Question Everything

O recurso mais saliente do processo de mapeamento de processos durante qualquer implementação em nuvem é que ele desafia o que você questiona, como você faz o que você faz hoje e o que você faz, o que é o que você faz para o mapeamento do processo, o que é o que você faz, o que você faz, o que você faz com que o mais importante seja o que você faz com que o mais importante Essas perguntas podem levar a oportunidades para implementar melhorias nos processos que, apesar de serem confortáveis ​​e familiares para os usuários, podem ter apresentado limitações sérias no ambiente atual. 

Better still, the aptitude for continuous improvement does not end with the system go-live, but carries on perpetually as system applications continue to be upgraded with new features and ongoing enhancements. 

Explore as etapas críticas para Mapeamento de processos de negócios e transformação durante uma implementação da nuvem. Cherian tem mais de 10 anos de experiência em consultoria, ajudando as universidades de pesquisa pública e privada a implementar a Oracle Enterprise Solutions. Atualmente, ele atua como diretor do projeto Huron na implementação da Oracle Cloud da Vanderbilt University. 

About Vivek Cherian

Vivek Cherian is a director in Huron's higher education Oracle Cloud practice. Cherian has over 10 years of consulting experience assisting both public and private research universities with implementing Oracle enterprise solutions. He currently serves as the Huron Project Director on Vanderbilt University's Oracle Cloud implementation.