Creating a connected campus

Inside Gallaudet University’s operational and digital transformation

• Gallaudet wanted to enhance the student experience and improve the ways in which students and faculty interact across the university by aligning their processes, technology, and communication methods.
• By refreshing their administrative and digital processes, streamlining the relationship between students and faculty, and invoking a culture of empowerment among students, they were Capaz de refinar a experiência do aluno e alinhar alunos e professores. Experiência.
• Moving forward, Gallaudet is equipped to handle the needs of its students and is well positioned to grow and thrive with updated digital and operational strategies.

Gallaudet University is a private, federally chartered institution for the deaf and hard of hearing that sits in the heart of Washington D.C. As part of a larger transformation story, Gallaudet wanted to enhance their student experience by refreshing their administrative and digital processes, streamlining the relationship between students and faculty, and invoking a culture of empowerment and readiness so students would have more ownership in their transition to life on campus.

Gallaudet procurou unir seus alunos, professores e funcionários, alinhando seus processos, tecnologia e métodos de comunicação. Além de superar os desafios típicos associados a uma grande transformação - como migração de dados, gerenciamento de mudanças e restrições de tempo - a equipe também tinha considerações exclusivas de comunicação a serem abordadas. Como líder na comunidade surda e de assinatura, a Gallaudet garantiu a presença de intérpretes ASL/inglês durante reuniões e interrogatório para promover a comunicação eficaz entre sua equipe e parceiros externos. Essa camada adicional de coordenação ajudou a facilitar a compreensão cultural e a identificar oportunidades para melhorar a experiência do aluno. Isso ajudou a quebrar os silos legados e os fluxos de trabalho segmentados e incentivou a colaboração mais forte em toda a instituição. A partir daí, eles introduziram ferramentas que ajudaram a priorizar, automatizar e concluir tarefas repetitivas com mais eficiência. Foi um grande passo adiante na gestão de capital humano que estabeleceu as bases para as iniciativas subsequentes. Para ajudar o processo, a equipe desenvolveu um kit de ferramentas de conversão que minimizava a limpeza manual para o cliente após a conversão. O conhecimento da equipe de ambas as plataformas ajudou a agilizar o processo e levar as coisas adiante. Depois de implementado, o aluno do Workday ajudou a Gallaudet a otimizar o processo de ajuda financeira, envolvendo os alunos mais cedo; ajudar os alunos a se inscreverem no seguro de saúde, moradia, um plano de refeições e outras tarefas de inscrição; E conectar toda a instituição a uma ferramenta digital que ajudou com admissões, registros acadêmicos e gerenciamento de currículo, entre outros recursos. Com isso em mente, a acessibilidade foi priorizada em todas as etapas do esforço. A equipe trouxe intérpretes qualificados para ajudar a facilitar as reuniões e workshops e orientar a instituição em toda a nova plataforma do dia de trabalho. Eles também trabalharam em conjunto com o Workday para garantir que a plataforma fosse otimizada em toda a placa para servir melhor a comunidade de surdos. Esse esforço foi uma verdadeira colaboração entre as partes interessadas e um testemunho de como a transformação real se parece em uma instituição. Os principais destaques incluem:

Break down silos and encourage collaboration
The team used data and analytics to grasp how faculty and administration could optimize their time and identify any gaps in administrative workflows. This helped break down legacy silos and segmented workstreams and encouraged stronger collaboration across the institution. From there, they introduced tools that helped prioritize, automate, and complete repetitive tasks more efficiently. It was a major step forward in human capital management that laid out the groundwork for the subsequent initiatives.

Implement Workday Student across the institution
One of the biggest changes during the effort was transitioning Gallaudet from their legacy platform to Workday Student. To assist the process, the team developed a conversion toolkit that minimized the manual cleanup for the client post-conversion. The team’s knowledge of both platforms helped expedite the process and move things forward. Once implemented, Workday Student helped Gallaudet streamline the financial aid process by engaging students earlier; helping students sign up for health insurance, housing, a meal plan, and other enrollment tasks; and connecting the entire institution with a digital tool that assisted with admissions, academic records, and curriculum management among other features.

Prioritize accessibility throughout all efforts
In addition to the student body, most of the staff at Gallaudet are also deaf or hard of hearing. With this in mind, accessibility was prioritized in every step of the effort. The team brought in skilled interpreters to help facilitate meetings and workshops and guide the institution across the new Workday platform. They also worked together with Workday to ensure that the platform was optimized across the board to better serve the deaf community.

At the project's end, Gallaudet is better equipped to serve its students, staff, and faculty. This effort was a true collaboration between stakeholders and a testimony to what real transformation looks like across an institution. Key highlights include:

• Implementou Student do dia de trabalho em um prazo condensado
• Modelos de plano acadêmico implantado em todo Desenvolvimento
• Fostered a culture of adaptability and empowerment
• Increased collaboration between schools, departments, and faculty and students
• Streamlined administrative tasks associated with enrollment and student development
• Gallaudet guiado na alavancagem do aluno do dia de trabalho para reunir insights