Private Research Institution Embraces a Model to Transform Research Administration

Huron trabalhou em estreita colaboração com a liderança de uma instituição de pesquisa privada de médio porte para desenvolver um modelo simplificado para a administração de pesquisa em sua Faculdade de Ciências da Saúde que melhoraria o atendimento ao cliente e aumentaria a produtividade.

Historically, research administration within the college of health sciences at a midsize East Coast university was managed both within the central office and at the local unit level. This fragmented approach perpetuated inconsistent processes, complicating the experience for principal investigators applying for critical grants and managing research projects. With administrators distributed across the school, there were few communication channels and a lack of knowledge transfer in place to keep operations running when individual employees left.

In the spring of 2020, the dean of the college announced a goal to dramatically increase its funded awards 200% by 2025. Leadership recognized that centralizing its research administration would be critical to achieving this growth.

In early 2020, while supporting the college in an interim leadership capacity, Huron initiated a comprehensive assessment of its existing research administration operations.

Huron conectado a quase 50 partes interessadas, incluindo reitores, pesquisadores principais e equipe de suporte, para entender melhor seus portfólios de pesquisa, as ferramentas que eles usavam para gerenciá -las e onde passaram a maior parte do dia a dia. Usando dados de benchmarking e uma análise de como outras escolas da universidade foram estruturadas, Huron descreveu uma série de recomendações para orientar e sustentar a transformação do escritório de pesquisa da faculdade:

• Criando um centro de foco para pesquisa: Os resultados da avaliação indicaram uma necessidade de articular claramente uma visão para a administração de pesquisa da faculdade. Para centralizar efetivamente as operações, as funções de administrador existentes precisariam sair de suas estruturas da equipe local e relatar relacionamentos. Isso garantiria uma maior visibilidade no portfólio de pesquisa inteiro da faculdade, cargas de trabalho dos funcionários e relatórios financeiros. Ao rastrear consistentemente as métricas relacionadas à estratégia de pesquisa (por exemplo, o número de propostas enviadas e financiar taxas de sucesso), operações (por exemplo, a porcentagem de relatórios financeiros enviados no prazo) e a conformidade, a liderança pode distribuir melhor o trabalho em um pessoal limitado. Ter visibilidade na carga de trabalho e nos tempos de resposta daria aos líderes uma linha de base para usar para melhorar a eficiência daqui para frente.
• Embracing data-driven decisions: To take advantage of centralized administration, the college would need to become more intentional about measuring its performance. By consistently tracking metrics related to research strategy (e.g., the number of submitted proposals and funding success rates), operations (e.g., the percentage of financial reports submitted on time) and compliance, leadership could better distribute work across a limited staff. Having visibility into workload and turnaround times would give leaders a baseline to use for improving efficiency going forward.
• Facilitando a transferência de conhecimento: Unindo administradores em uma equipe central apresentaram uma oportunidade para aprimorar o treinamento da equipe. Novos programas poderiam ser desenvolvidos para garantir que todos os administradores estejam seguindo processos padrão de conformidade e atividades pré e pós-prêmio, melhorando o serviço prestado aos professores e pesquisadores.

Os resultados da avaliação e o apoio de liderança intermediários deram ao escritório de pesquisa da faculdade um caminho claro para começar a adaptar sua estrutura organizacional, gerando um aumento de 50% em relação ao ano anterior nas aplicações de subsídios. A avaliação equipou os líderes com etapas acionáveis ​​a serem tomadas para cumprir a visão estratégica da faculdade e com dados objetivos para criar um caso interno para a mudança.

O Escritório de Pesquisa começou rapidamente a evoluir seu modelo operacional, contratando um novo diretor executivo de administração de pesquisa e equipe adicional para completar a equipe. Maior eficiência do processo e alinhamento da equipe melhorou o nível de serviço que o escritório fornece, levando a um feedback e reconhecimento mais positivos dos principais investigadores. Os líderes têm o contexto e a confiança para fazer perguntas que podem não ter no passado, preparando o escritório para melhoria contínua e um serviço aprimorado daqui para frente.

The research office’s ongoing transformation has elevated its presence and impact throughout the university. Leaders have the context and confidence to ask questions that they may not have in the past, setting the office up for continued improvement and enhanced service going forward.