Why Small and Midsize Schools Should Look to Transform with Cloud

foi mais de uma década atrás, quando a tecnologia em nuvem emergiu pela primeira vez como um disruptor no cenário do ensino superior. À medida que novas gerações de estudantes e funcionários avançavam nos campi em todo o país, ficou evidente que a infraestrutura das instituições de ensino superior necessária para se transformar. Desta vez, no entanto, não foi apenas outra atualização de software. Mas uma transformação comercial única na geração que acabaria com os silos de comunicação, relatórios de dados imprecisos, sistemas herdados complexos e uma estrutura que há muito precisava ser refrescante. Felizmente, algumas instituições que adotaram os primeiros adotantes da tecnologia em nuvem ajudaram a estabelecer regras básicas, práticas recomendadas e orientações inestimáveis ​​para instituições mais avessoras de risco, preferindo um certo grau de garantia no processo de implementação antes de adotar a tecnologia em nuvem e a transformação de negócios que o acompanha. No entanto, depois de mais de uma década, o adiamento adicional de uma transformação de negócios que agora se tornou vital para o sucesso do ensino superior está levando a chances de sobrevivência dessas faculdades. A tecnologia em nuvem, de fato, tornou -se imperativa nesta época, permitindo que as instituições permaneçam relevantes e viáveis ​​ao cumprir sua missão. A nuvem não é mais uma união para consideração.

As with any disruption of that scope, there were legitimate concerns and non-neglectable risks associated with taking the leap. Thankfully, some institutions who were early adopters of cloud technology have since helped establish ground rules, best practices and invaluable guidance for more risk-averse institutions preferring a certain degree of assurance in the implementation process before embracing cloud technology and the business transformation that accompanies it.

Some small and midsize institutions are among those who have been cautious in adopting cloud technology, mainly due to limited resources and high risk-reward yield. Yet, after more than a decade, further postponement of a business transformation that has now become vital to higher education’s success is jeopardizing these colleges’ chances of survival. Cloud technology has, indeed, become imperative in this era, enabling institutions to remain relevant and viable while serving their mission. Cloud is no longer a nicety for consideration.

It is important to acknowledge that the cloud is now proven. The perceived risks that prevented many institutions from embracing the technology have since been eliminated or solved. The higher education industry must get rid of this outdated notion that small and midsize institutions are not ready for the cloud, or that they need to see more of the technology before they can properly assess the risks. The initial concerns have been worked through, and there are numerous Estudos de caso para mostrar que a transição pode ser feita com sucesso e escalada para se adequar a instituições de qualquer tamanho.

Embora a questão dos recursos financeiros seja a preocupação mais prevalente, impedindo que as instituições menores avançam, certamente não é exclusivo para eles e outros o superam. A chave é fazer o investimento certo; Não evitando completamente. Ficar de olho nas necessidades futuras de uma instituição pode, de fato, ser mais prejudicial, pois os custos incorridos na manutenção de sistemas herdados podem ser muito mais altos com o tempo. A adoção da tecnologia em nuvem, quando bem feita, certamente requer um investimento significativo - de pessoas, dinheiro e tempo -, mas se tornou inevitável. As instituições de ensino superior que ainda não progrediram nessa rota precisam avaliar minuciosamente o risco de permitir que essa dívida tecnológica seja acumulada em vez de adotar a interrupção estratégica.

Instituições pequenas e médias enfrentam o desafio único de equilibrar as implementações de tecnologia em nuvem com escassez de recursos na forma de orçamento e capital humano, que pode tornar os atalhos tentadores. Para evitar erros, Consulte a literatura. Houve vários estudos de caso publicados sobre implementações em nuvem que destacam os desafios enfrentados por outras universidades e as abordagens adotadas para resolvê -las. As instituições se preparando para embarcar nessa jornada devem reservar um tempo para navegar por esses aprendizados para se informar sobre as melhores práticas e iluminar possíveis armadilhas. Os fatores comprovados que podem simplificar a implementação da nuvem e maximizar seu impacto a longo prazo para instituições pequenas e médias incluem:

1. Planejamento estratégico pensativo. Antes de selecionar o software ou um parceiro de implementação, os líderes institucionais precisam reservar um tempo avaliando sua tecnologia atual e como eles gostariam que ele evolui; descrevendo uma estratégia e linha do tempo; e identificar quais recursos o apoiarão. One of the biggest mistakes made during a cloud transition is launching into an implementation without understanding an institution’s organizational readiness, current business processes and ideal future state. Before selecting software or an implementation partner, institutional leaders need to take time assessing their current technology and how they’d like it to evolve; outlining a strategy and timeline; and identifying what resources will support it.
2. RETHINANDO PROCESSOS, não apenas tecnologia. Abordando essa transição crítica da perspectiva do produto, concentrando -se na plataforma para implementar, em vez do processo de negócios, pode ser caro. Mudar para a nuvem é um investimento significativo a qualquer preço. As instituições que optam por fazer parceria com empresas que apenas conectam a tecnologia, mas não fornecem orientação em torno do redesenho de processos de negócios, modelagem de prestação de serviços, engajamento do corpo docente, governança e gerenciamento de mudanças, finalmente verão pouco ou nenhum retorno sobre o investimento e, de fato, investem em dólares adicionais no caminho. Da mesma forma, a equipe do CIO é magra e multifuncional. Uma das razões pelas quais muitos projetos em nuvem falham é devido a expectativas irreais sobre o que a instituição contribuirá para o projeto. Os líderes devem ser iniciais sobre sua capacidade e restrições de talentos internos ao selecionar um parceiro de implementação.
3. Realistic capacity commitments. At small and midsize institutions, CIOs often manage both strategy and tactical execution. Similarly, the CIO’s team is lean and multi-functional. One of the reasons many cloud projects fail is due to unrealistic expectations of what the institution will contribute to the project. Leaders should be upfront about their internal talent capacity and constraints when selecting an implementation partner.
4. Industry expertise. Outra lição que pode ser aprendida com os pioneiros é a importância de um parceiro com um profundo entendimento do ensino superior. O processo de implementação da tecnologia em nuvem varia entre os setores. Os mesmos fatores que tornam o complexo de ensino superior e a diferença precisam ser cuidadosamente navegados por uma equipe que conhece os negócios do ensino superior durante uma implantação em nuvem. O atraso na implementação da nuvem está se tornando um risco que muito poucas instituições podem tolerar a longo prazo. As instituições não podem negligenciar a visão que essa transformação acelera. A interrupção dessa magnitude geralmente só vem a cada poucas décadas, e é hora de aproveitar a oportunidade de agir estrategicamente e garantir um modelo sustentável que apoiará sua instituição para se formar estudantes de sucesso nas próximas décadas. Atualizando para a nuvem: 3 lições aprendidas com a implementação de Vanderbilt

To remain sustainable and relevant while ensuring future growth, small and midsize higher education institutions need to act. Delaying cloud implementation any longer is becoming a risk very few institutions can tolerate in the long term.

But engagement and understanding are critical to the success of this endeavor. Institutions cannot neglect to see the vision that such a transformation sparks. Disruption of this magnitude usually only comes once every few decades, and it’s time to seize the opportunity to act strategically and secure a sustainable model that will poise your institution to graduate successful students for decades to come.