Workforce Management in the time of COVID-19

À medida que as faculdades e universidades continuam avaliando os impactos financeiros e operacionais do Covid-19, estão avaliando opções para gerenciar sua força de trabalho. Os líderes devem considerar o tipo, o nível e o tempo das respostas ao gerenciamento da força de trabalho, sabendo que a crise os afetará de maneira diferente das outras instituições. Cada instituição precisará navegar em diferentes restrições operacionais estaduais e municipais, tempo de picos e picos locais em infecções, pressões financeiras pertinentes e fundos de socorro governamentais que podem estar disponíveis. A longo prazo, no entanto, as instituições precisarão considerar o impacto específico das modificações programáticas e operacionais e as mudanças duradouras necessárias devido a recursos financeiros e liquidez. Embora os cortes rápidos e gerais sejam possíveis e possam ser exigidos dos líderes, eles podem ter impactos prejudiciais à eficácia e cultura organizacional a longo prazo e precisam ser considerados com cuidado. As respostas eficazes requerem planejamento, comunicação, implementação e gerenciamento de mudanças, e esses esforços podem levar tempo. Em alguns casos, os períodos de notificação se aplicam, portanto, a implementação pode ser adiada. As universidades empregam indivíduos em praticamente todas as funções de trabalho. Diferentes tipos de emprego e compromisso são usados ​​....

Even when immediate action isn’t required, institutions should consider options under various trigger points. While rapid, across-the-board cuts are possible and may be demanded from leaders, they can have detrimental impacts to organizational effectiveness and culture in the long-term and need to be considered carefully. Effective responses require planning, communication, implementation, and change management, and these efforts can take time. In some cases, notification periods apply, so implementation may be delayed.

Workforce planning options have two primary dimensions: the employee segment impacted (who) and the mechanism by which the segment is impacted (how).

As forças de trabalho do ensino superior são inerentemente complexas. As universidades empregam indivíduos em praticamente todas as funções de trabalho. Diferentes tipos de emprego e compromisso são usados. As disposições variadas de governança e negociação coletiva podem ser aplicadas a certos segmentos de funcionários. Para grandes instituições, a aplicação de políticas pode ter sido historicamente inconsistente entre as unidades. Cada categoria terá considerações e parâmetros específicos que informarão o design da resposta.

While the exact segmentation will vary from institution to institution, three broad categories generally apply – Academic & Research, Administrative & Professional, and Support & Operations. Each category will have specific considerations and parameters that will inform response design.

Em todas as categorias, as instituições precisam considerar quais funções são "essenciais". No curto prazo, muitas instituições tiveram que avaliar ou reavaliar suas listas de funcionários que são fundamentais para sustentar programas ou operações. Como as demandas e o impacto operacional das mudanças de covid-19, a definição de essencial continuará a evoluir. Governança

Avaliando as opções de que o exercício de segmentação/Sub-segmento e identificar os parâmetros relevantes ou restrições ou restrições para cada um. Segmento, uma instituição tem três alavancas amplas para atender às necessidades em mudança: emprego, remuneração e esforço de trabalho. Algumas respostas tendem a ser mais a curto prazo/reversíveis, enquanto outras tendem a ser mais de longo prazo/permanentes.                                                                        

Within each segment, an institution has three broad levers to address changing needs: employment, compensation, and work effort. Some responses tend to be more short-term/reversable while others tend to be more long-term/permanent.

Institutions may use a combination of measures or apply certain measures to certain segments of the workforce.

Avaliação do tipo de intervenção correta e da intervenção envolve o impacto financeiro, considerando o risco estratégico, operacional e cultural. Implementação

Como as instituições consideram suas opções, elas também precisam considerar questões relacionadas a negociações, salários e horas. Embora algumas disposições regulatórias possam ser suspensas ou ajustadas devido ao covid-19, as incertezas persistem e a orientação continua a evoluir. Tanto os recursos humanos quanto os consultores jurídicos devem ser alistados cedo para apoiar o esforço de planejamento. A atenção focada no gerenciamento de mudanças e nas mensagens de liderança também ajudará a facilitar a implementação e minimizar o risco. O uso diligente de uma metodologia de gerenciamento de mudanças e uma atribuição clara de responsabilidade pelo gerenciamento da implementação e impactos devem fazer parte do processo de planejamento. Necessidades urgentes relacionadas à pandêmica

We can apply these concepts of workforce management to a Huron framework for organizational response to the pandemic: Triage, Stabilize, and Transform.

no período inicial da crise, a maioria das instituições que se mantiveriam com compromissos que eles seriam para serem considerados. Algumas instituições optaram por transparência e comunicaram sua intenção de manter os funcionários na folha de pagamento pelo menos até uma certa data. A comunicação de compromissos, mesmo que o curto prazo, permitisse que as instituições tenham tempo para comunicar a seriedade da crise e iniciar as discussões internas apropriadas. Outras instituições exploraram licenças temporárias ou redução na força. Artistas

Depending their financial exposure, some institutions were pressed to take immediate action, often beginning with easily reversed measures, such as hiring freezes and deferral of annual merit increase payments. Other institutions explored temporary furloughs or reduction in force.

Muitos aspectos do futuro permaneceram incertos: que restrições físicas estarão em vigor, como isso mudará o ensino, a pesquisa e o atendimento ao paciente, qual é a mudança relacionada às necessidades operacionais e como a concorrência mudará e evoluirá? A cada dia, informações adicionais ajudam a esclarecer o que pode acontecer. Entender o tipo de impacto, o tempo e a gravidade podem indicar algumas respostas sobre outras. Através desse processo, as instituições também estabeleceram marcos de decisão para si mesmos. Dado o calendário acadêmico, as instituições perceberam que devem tomar decisões antes dos próximos termos e, às vezes, revisar essas decisões com base em novas informações sobre o contexto de casos de coronavírus e anúncios governamentais. A incerteza contínua durante esse período de resposta constante da crise organizacional e desenvolvimento de cenários pode levar ao esgotamento desses indivíduos ou levá -los a considerar outras oportunidades. O gerenciamento da força de trabalho deve incorporar medidas para reter e continuar desenvolvendo esses indivíduos. A força de trabalho é provável. A implantação dessas mudanças deve ser deliberada. A implementação dessas alterações exigirá a participação contínua de uma equipe multifuncional: RH, Legal, Comunicação/PR, Assuntos Acadêmicos e Finanças. Até os funcionários não diretamente afetados ainda serão impactados. Com alguma estratégia, uma instituição pode perguntar:

Keeping those possible future states in mind, institutions have been required to re-evaluate their set of options. Understanding impact type, timing, and severity may indicate some responses over others. Through this process, institutions have also set decision milestones for themselves. Given the academic calendar, institutions have realized they must make decisions in advance of upcoming terms, and sometimes to revise those decisions based on new information about the context of coronavirus cases and governmental announcements.

As part of workforce management process, leaders should also be mindful of their high performers. Ongoing uncertainty during this period of constant organizational crisis response and scenario development may lead to burnout of these individuals or prompt them to consider other opportunities. Workforce management should incorporate measures to retain and continue to develop these individuals.

For many institutions, some type of structural/longer-term impact to the workforce is likely. Roll-out of these changes should be deliberate. Implementing these changes will require the continued participation of a cross-functional team: HR, legal, communications/PR, academic affairs, and finance.

Where possible, implementation should be done in a way that protects the resilience of the workforce. Even employees not directly affected will still be impacted. With any strategy, an institution may ask:

1. Como continuamos apoiando nossos altos desempenhos?
2. Podemos usar a mudança como uma oportunidade de esclarecer funções e responsabilidades?
3. Have we provided mechanisms to re-recruit our talent pool if needs change?
4. Estamos responsabilizando os líderes por suas decisões de planejamento e gerenciamento da força de trabalho? A comunicação proposital e o gerenciamento de mudanças ajudam a garantir que a implementação atinja seus objetivos e ainda adere às prioridades e valores institucionais. O desafio atual do CoVID-19 afetará todos os segmentos da força de trabalho. Por meio de um processo de gerenciamento de força de trabalho intencional e abordagem de gerenciamento de mudanças, no entanto, as instituições podem minimizar os impactos negativos e potencialmente melhorar sua eficácia geral no gerenciamento de sua força de trabalho. Huron desenvolveu um conjunto de guias rápidos para ajudar os líderes a entender os componentes e considerações para várias respostas nas seguintes áreas:

Transformative change will not be easy, and it will often impact valued members of an institution’s community. Purposeful communication and change management help ensure that the implementation meets its goals and still adheres to institutional priorities and values.

Colleges and universities are fundamentally people-driven organizations. The current challenge of COVID-19 will impact all segments of the workforce. Through a purposeful workforce management process and change management approach, however, institutions can minimize negative impacts and potentially improve their overall effectiveness at managing their workforce. Huron has developed a set of quick guides to help leaders understand the components and considerations for various responses in the following areas:

• Furlough
• Redução em vigor
• Redução acadêmica
• Funcionários essenciais || 869
• Benefits Reductions
• Voluntary Retirement Incentive Programs
• Deixe a administração (FFCRA)

Acesse outros recursos educacionais em nosso Covid-19 Página de recursos. Para obter mais informações, Entre em contato conosco. Operações